TƯ VẤN MIỄN PHÍ
Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ ngay! Đăng ký để nhận tư vấn miễn phí.
Hướng dẫn kê khai thuế cho hộ kinh doanh chi tiết năm 2026
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính (hiệu lực từ 01/01/2026) hướng dẫn chế độ kế toán và kê khai thuế hộ kinh doanh, đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải ghi chép sổ sách và kê khai doanh thu, thuế theo mẫu quy định. Độc giả có thể xem Thông tư 152 tại liên kết này.
Điều này khiến rất nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ, băn khoăn:
- Hộ kinh doanh từ 2026 phải kê khai thuế như thế nào?
- Có còn được nộp thuế khoán không?
- Doanh thu bao nhiêu thì phải kê khai, xuất hóa đơn điện tử?
- Cần chuẩn bị hồ sơ, phần mềm, thiết bị gì để không bị phạt?
Theo hướng dẫn mới của cơ quan thuế, tất cả hộ kinh doanh đều phải thực hiện nghĩa vụ khai báo, nhưng nghĩa vụ thuế và phương thức kê khai sẽ khác nhau tùy theo mức doanh thu. Việc hiểu đúng nhóm hộ kinh doanh của mình là yếu tố quan trọng nhất để kê khai đúng – nộp đúng – tránh bị phạt.
Bài viết này sẽ phân nhóm hộ kinh doanh theo doanh thu và hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế cho từng nhóm, đúng theo định hướng áp dụng từ năm 2026.
Từ 2026, quản lý thuế đối với hộ kinh doanh dựa trên 3 nguyên tắc chính:
- Doanh thu là căn cứ cốt lõi
- Khai thuế là nghĩa vụ bắt buộc, kể cả khi không phải nộp thuế
- Phân nhóm hộ kinh doanh để áp dụng phương thức quản lý phù hợp
Điểm mới quan trọng nhất là: Không phải hộ kinh doanh nào cũng nộp thuế, nhưng hầu như hộ kinh doanh nào cũng phải kê khai. Việc kê khai thuế hộ kinh doanh đúng quy định giúp hạn chế rủi ro bị ấn định thuế và truy thu.
2. Phân nhóm hộ kinh doanh theo doanh thu
Cơ quan thuế chia hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thành 4 nhóm doanh thu. Mỗi nhóm có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế khác nhau.
Nhóm hộ kinh doanh | Doanh thu năm | Có phải nộp thuế? | Có phải kê khai? | Hình thức kê khai / quản lý | Ghi chú quan trọng |
|---|---|---|---|---|---|
Nhóm 1 | Dưới 500 triệu |
|
| Kê khai theo năm, trước 31/01 hàng năm |
|
Nhóm 2 | Từ 500 triệu – dưới 3 tỷ |
|
| Kê khai theo quý | Được lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp |
Nhóm 3 | Từ 3 tỷ – dưới 50 tỷ |
|
| Kê khai theo quý, bắt buộc hóa đơn điện tử | Chế độ kế toán tương tự doanh nghiệp nhỏ |
Nhóm 4 | Từ 50 tỷ trở lên |
|
| Kê khai theo tháng, bắt buộc hóa đơn điện tử |
|
2.1. Cách tự xác định nhanh: Bạn đang thuộc nhóm nào?
Bạn chỉ cần trả lời 1 câu hỏi: Doanh thu bán hàng trong 12 tháng gần nhất của bạn là bao nhiêu?
- Dưới 500 triệu → Nhóm 1
- Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ → Nhóm 2
- Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ → Nhóm 3
- Từ 50 tỷ trở lên → Nhóm 4
Doanh thu là tổng tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt tiền mặt hay chuyển khoản.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu doanh thu tăng vượt ngưỡng nhưng không điều chỉnh phương thức kê khai, có thể bị:
- Ấn định thuế
- Truy thu
- Phạt vi phạm hành chính
2.2. Nhóm 1: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm
Nghĩa vụ thuế
Không phải nộp thuế GTGT- Không phải nộp thuế TNCN
Nghĩa vụ kê khai (rất quan trọng)
Bắt buộc phải khai doanh thu với cơ quan thuế- Thông báo doanh thu trước ngày 31/01 hằng năm
Năm đầu áp dụng (2026): phải khai 2 lần
Đây là điểm rất dễ bị hiểu sai:
Không nộp thuế ≠ không kê khai
Ví dụ
Một quán cà phê nhỏ có doanh thu khoảng 35–40 triệu/tháng (~420 triệu/năm):
- Không phải nộp VAT, TNCN
- Nhưng vẫn phải khai doanh thu với cơ quan thuế
- Nếu không khai → vẫn có thể bị xử phạt
2.3. Nhóm 2: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm
Nghĩa vụ kê khai
- Kê khai thuế theo doanh thu thực tế
- Kê khai theo quý và quyết toán năm (31/1 năm sau)
- Thực hiện trên cổng thuế điện tử
Nghĩa vụ nộp thuế
- Thuế GTGT (doanh thu x tỷ lệ VAT theo ngành)
- Thuế TNCN, lựa chọn:
- Cách 1: (Doanh thu - 500 triệu) x tỷ lệ TNCN theo ngành
- Cách 2: (Doanh thu - chi phí) x 15%
Đặc điểm quản lý
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Chưa bắt buộc áp dụng đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm
- Bắt buộc sử dụng đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên theo quy định của cơ quan thuế
- Nhưng doanh thu phải có cơ sở chứng minh
- Cơ quan thuế có quyền đối chiếu dòng tiền, dữ liệu bán hàng
Đây là nhóm rất phổ biến: quán ăn, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ quy mô vừa.
2.4. Nhóm 3: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng/năm
Nghĩa vụ kê khai
- Kê khai thuế theo doanh thu thực tế
- Kê khai theo quý và quyết toán năm (31/1 năm sau)
- Thực hiện trên cổng thuế điện tử
Nghĩa vụ nộp thuế
- Thuế GTGT = (doanh thu x tỷ lệ VAT theo ngành)
- Thuế TNCN = (doanh thu - chi phí) x 17%
Đặc điểm quản lý
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
- Doanh thu được quản lý chặt bằng dữ liệu điện tử
- Tính thuế theo lợi nhuận
Nhóm này gần như vận hành giống doanh nghiệp nhỏ, chỉ khác về tư cách pháp lý.
2.5. Nhóm 4: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 50 tỷ đồng/năm trở lên
Định hướng quản lý
- Thuộc nhóm rủi ro cao về thuế
- Cơ quan thuế khuyến nghị chuyển đổi sang doanh nghiệp
Nghĩa vụ nộp thuế
- Thuế GTGT = (doanh thu x tỷ lệ VAT theo ngành)
- Thuế TNCN = (doanh thu - chi phí) x 20%
Đặc điểm quản lý
- Kê khai, nộp thuế tương tự doanh nghiệp
- Kiểm soát hóa đơn, doanh thu, dòng tiền rất chặt
- Thanh tra, kiểm tra thuế thường xuyên hơn
Trên thực tế, nhóm này không còn phù hợp để duy trì mô hình hộ kinh doanh.
3. Mức thuế suất áp dụng với hộ kinh doanh từ năm 2026
Hộ kinh doanh | Căn cứ tính thuế | Thuế suất TNCN | Thuế suất VAT |
|---|---|---|---|
Xác định được chi phí | Doanh thu dưới 3 tỷ | 15% | Tương tự như nhóm không xác định được chi phí |
Doanh thu trên 3 - 50 tỷ | 17% | ||
Doanh thu trên 50 tỷ | 20% | ||
Không xác định được chi phí (với nhóm doanh thu dưới 3 tỷ đồng) | Phân phối, cung cấp hàng hoá | 0.5% | 1% |
Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu | 1.5% | 3% | |
Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu | 2% | 5% | |
Cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số | 5% | 5% | |
Cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú | 5% | 5% | |
Các ngành, lĩnh vực khác | 1% | 2% |
4. Hướng dẫn cách kê khai thuế hộ kinh doanh từ năm 2026
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện kê khai thuế gắn với chế độ kế toán đơn giản, tùy theo việc có thuộc diện nộp thuế hay không và phương pháp tính thuế Việc kê khai thuế từ năm 2026 được chia thành 2 nhóm lớn:
- Hộ kinh doanh không thuộc diện nộp thuế GTGT, TNCN
- Hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế GTGT, TNCN
4.1. Cách kê khai thuế hộ kinh doanh không thuộc diện nộp thuế GTGT, TNCN
(Thường là hộ kinh doanh doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế)
Nghĩa vụ kê khai
- Không phải nộp thuế GTGT
- Không phải nộp thuế TNCN
- Nhưng vẫn phải ghi chép và khai doanh thu bán hàng
Hình thức kê khai
Hộ kinh doanh sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD - PDF) để ghi chép doanh thu phát sinh trong kỳ.
Nội dung ghi chép bao gồm:
- Ngày phát sinh doanh thu
- Nội dung bán hàng hóa, dịch vụ
- Số tiền thu được Tổng doanh thu trong kỳ
Lưu ý quan trọng:
- Doanh thu ghi trong sổ là căn cứ để cơ quan thuế theo dõi
- Dữ liệu này có thể được đối chiếu với hóa đơn, dòng tiền, dữ liệu bán hàng
4.2. Cách kê khai thuế hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế GTGT và thuế TNCN
(Áp dụng cho hộ kinh doanh doanh thu từ ngưỡng chịu thuế trở lên)
Theo Thông tư 152, hộ kinh doanh có thể kê khai theo 2 phương pháp:
4.2.1. Kê khai thuế hộ kinh doanh theo tỷ lệ % trên doanh thu
Đây là phương pháp phổ biến nhất.
Nghĩa vụ kê khai
- Kê khai doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
- Tính thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu
- Kê khai theo quý
Sổ sách sử dụng và phương pháp ghi sổ
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD - PDF)
Sổ này cho phép:
- Ghi doanh thu theo từng ngành nghề
- Xác định số thuế GTGT và TNCN phải nộp tương ứng
Nếu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, doanh thu ghi trong sổ phải phù hợp với dữ liệu hóa đơn.
4.2.2. Kê khai thuế hộ kinh doanh theo thu nhập tính thuế (doanh thu – chi phí)
Áp dụng khi hộ kinh doanh
- Xác định được đầy đủ chi phí hợp lệ
- Có khả năng ghi chép chi tiết hơn
Nghĩa vụ kê khai
- Kê khai doanh thu
- Kê khai chi phí
- Xác định thu nhập tính thuế
- Tính thuế TNCN trên thu nhập chịu thuế.
Sổ sách sử dụng và phương pháp ghi sổ
Hộ kinh doanh phải sử dụng đồng thời:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD - PDF)
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD - PDF)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD - PDF)
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD - PDF)
(*) Click vào từng sổ để xem mẫu và phương pháp ghi sổ.
Phương pháp này phức tạp hơn, nhưng phản ánh sát thực tế lợi nhuận.
4.3. Trường hợp hộ kinh doanh có hoạt động chịu các loại thuế khác
Nếu hộ kinh doanh phát sinh:
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Thuế bảo vệ môi trường
- Thuế tài nguyên
- Thuế xuất nhập khẩu
Phải lập Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD) và kê khai riêng theo từng sắc thuế
4.4. Thời điểm áp dụng và hiệu lực quy định từ năm 2026
- Thông tư 152 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, áp dụng cho kê khai thuế hộ kinh doanh
- Đồng thời bãi bỏ toàn bộ hướng dẫn kế toán cũ áp dụng cho hộ kinh doanh trước đây
Từ 2026, hộ kinh doanh bắt buộc phải làm quen với việc ghi chép, kê khai bài bản, dù ở quy mô nhỏ.
4.5. Những lưu ý quan trọng khi kê khai thuế hộ kinh doanh từ năm 2026
- Không nộp thuế ≠ không kê khai
- Doanh thu là căn cứ chính
- Phải lưu trữ sổ sách
- Chuẩn bị sẵn cho hóa đơn điện tử khi vượt ngưỡng
5. Kết luận
Từ năm 2026, việc kê khai thuế hộ kinh doanh không còn mang tính hình thức mà gắn chặt với doanh thu thực tế, chế độ ghi chép và dữ liệu bán hàng. Dù thuộc nhóm không phải nộp thuế hay phải nộp thuế, hộ kinh doanh vẫn có nghĩa vụ kê khai và lưu trữ thông tin theo đúng quy định.
Việc hiểu rõ mình thuộc nhóm hộ kinh doanh nào, phải kê khai theo phương pháp nào và cần chuẩn bị sổ sách ra sao sẽ giúp hộ kinh doanh:
- Kê khai đúng, đủ, đúng hạn
- Tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc xử phạt
- Chủ động hơn khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu
Đặc biệt, trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý bằng dữ liệu điện tử, việc chuẩn hóa quy trình bán hàng, ghi nhận doanh thu minh bạch là yếu tố then chốt để hộ kinh doanh vận hành ổn định và lâu dài.
Nếu bạn cần hỗ trợ kê khai thuế cho hộ kinh doanh, tư vấn phân nhóm doanh thu, chuẩn bị hồ sơ kê khai hoặc triển khai giải pháp hệ thống máy POS bán hàng và phần mềm kế toán phục vụ việc quản lý và công tác thuế, Sellaz luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
Hotline: 0907778268
Website: https://sellaz.net
Văn bản pháp luật tham khảo:
- Thông tư 152/2025/TT-BTC –
Chế độ kế toán và kê khai thuế đối với hộ kinh doanh (áp dụng từ 01/2026) →
https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/01/152-btc.pdf
Anh Quốc là tác giả và đồng vận hành Sellaz Co., Ltd – Nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng và các giải pháp quản lý cho quán cà phê, nhà hàng và quán ăn. Quốc có kinh nghiệm hơn 5+ năm trực tiếp triển khai POS, các phần mềm quản lý bán hàng và hỗ trợ vận hành cho nhiều mô hình F&B tại Việt Nam.
Máy POS
Phụ kiện POS
Phụ kiện POS
Thiết bị khác
