Quy định máy POS: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Quy định máy POS đã được pháp luật ban hành rõ ràng. Trong kinh doanh ngày nay, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (máy POS) kết nối với Cơ quan thuế áp dụng cho một số đối tượng kinh doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là một giải pháp rất hữu ích, giúp các doanh nghiệp nhỏ lẻ dễ dàng trong việc xuất hóa đơn.

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc sử dụng máy POS và hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Sự tích hợp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính mà còn mang lại sự tiện lợi, minh bạch hơn. 

1.1 Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền, hay còn gọi là máy POS (Point of Sale), là một thiết bị được sử dụng tại các điểm bán hàng để xử lý các giao dịch mua bán. Máy tính tiền thường bao gồm phần cứng và phần mềm cho phép nhân viên bán hàng nhập thông tin sản phẩm, tính tổng số tiền cần thanh toán, quản lý hàng tồn kho và in hóa đơn cho khách hàng. Một số máy POS hiện đại còn tích hợp các tính năng nâng cao như thanh toán điện tử, quét mã vạch, và quản lý khách hàng để cải thiện hiệu quả bán hàng và quản lý kinh doanh.

Máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không chỉ thực hiện các chức năng tính tiền thông thường mà còn có các tính năng bổ sung để đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Cụ thể, máy tính tiền này có khả năng:

• Tính tiền, lưu trữ và bảo mật dữ liệu bán hàng một cách chính xác.
• Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, giúp hợp thức hóa các giao dịch bán hàng.
• Lưu trữ số liệu bán hàng một cách an toàn, giúp việc quản lý và kiểm tra trở nên dễ dàng hơn.
• Tra cứu và báo cáo các giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc báo cáo thuế và kiểm toán.

Nhờ các tính năng này, máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế một cách hiệu quả và giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến quản lý tài chính.

1.2. Vì sao cần xuất hóa đơn điện tử trên máy POS?

Theo quy định của Nghị định 123/202/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các đơn vị kinh doanh như nhà hàng, dịch vụ ăn uống, quán cafe, khách sạn… cần xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho khách hàng khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ. 

Do đó, để tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo tính chính xác, các đơn vị cần phải sử dụng máy tính tiền POS để xuất hóa đơn điện tử. Máy POS cung cấp khả năng tạo và in hóa đơn, đồng thời kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này đảm bảo rằng thông tin hóa đơn được gửi trực tiếp và chính xác đến cơ quan thuế.

1.3. Ai nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Việc sử dụng hóa đơn điện tử này có thể mang lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. 

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không phải là bắt buộc và phụ thuộc vào sự lựa chọn của từng doanh nghiệp. Các đơn vị cần xem xét các yếu tố như quy trình kinh doanh, công nghệ hiện có và yêu cầu của cơ quan thuế để đưa ra quyết định phù hợp.

2. Quy định pháp lý về máy POS

Máy POS là thiết bị bán hàng hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu và kiểm soát giao dịch một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo việc sử dụng máy diễn ra hợp pháp và đúng quy định, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ một loạt các quy định pháp lý do nhà nước ban hành để không mắc các lỗi thường gặp. 

2.1. Quy định chung về sử dụng máy POS

Quy định chung về sử dụng máy POS là những hướng dẫn và quy tắc nhằm đảm bảo việc vận hành và sử dụng máy POS một cách an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là những quy định quan trọng mà bạn cần phải nắm rõ. 

2.1.1. Quy định của pháp luật Việt Nam về máy POS

Pháp luật Việt Nam đã có những quy định quan trọng về việc sử dụng máy POS. Theo những quy định này, máy POS cần được sử dụng theo các yêu cầu sau: 

• Yêu cầu kỹ thuật và an toàn bảo mật: Máy POS cần đáp ứng các yêu cầu bảo mật cao, bao gồm hệ thống giám sát và cảnh báo các giao dịch bất thường về số lượng, giá trị, thời gian, địa điểm giao dịch. 
• Tìm hiểu về tổ chức thanh toán thẻ: Các đơn vị cần nắm rõ thông tin về các tổ chức thanh toán thẻ trước khi quyết định đăng ký và lắp đặt máy POS.
• Quy chuẩn kỹ thuật và bảo mật máy POS: Các doanh nghiệp cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật về quản lý, bảo vệ, cài đặt và bảo mật máy POS.
• Biểu phí thanh toán: Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán phí dịch vụ cho ngân hàng khi khách hàng thực hiện thanh toán bằng thẻ.

2.1.2. Yêu cầu và điều kiện cần thiết khi sử dụng máy POS

Khi sử dụng máy POS, có một số yêu cầu và điều kiện cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn. Dưới đây là những yêu cầu và điều kiện quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm: 

• Máy POS cần có kết nối internet ổn định để giao tiếp với hệ thống thanh toán và truyền dữ liệu giao dịch. 
• Máy phải có nguồn cung cấp điện ổn định và đủ công suất để hoạt động liên tục trong suốt thời gian làm việc. 
• Thiết bị cần được cài đặt và cấu hình đúng cách để đảm bảo an toàn thông tin giao dịch. 
• Doanh nghiệp cần lựa chọn máy POS phù hợp với nhu cầu kinh doanh và đảm bảo máy hỗ trợ đầy đủ các chức năng cần thiết.
• Máy POS nên có khả năng quản lý và báo cáo chi tiết về các giao dịch, báo cáo doanh thu, lưu trữ dữ liệu khách hàng và thông tin sản phẩm.

2.2. Hóa đơn điện tử là gì?

2.2.1. Định nghĩa và phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được biểu thị dưới dạng dữ liệu và hoàn toàn sử dụng công nghệ số trong quá trình tạo lập, sử dụng và lưu trữ. Tất cả các thông tin trong hóa đơn được mã hóa và truyền qua các hệ thống điện tử để xử lý và lưu trữ, thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống. Dưới đây là ba phân loại chính của hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến việc cung cấp dịch vụ gia tăng giá trị.
• Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn điện tử này được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Các loại hóa đơn điện tử khác: Ngoài hai loại hóa đơn trên, quy định còn có các loại hóa đơn điện tử khác như vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử,…

2.2.2 Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, kể từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ đúng quy định pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định sau: 

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
• Khởi tạo mẫu hóa đơn: Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu hóa đơn mới theo quy định hiện hành với số hóa đơn tối đa 8 chữ số từ 1 đến 99999999.
• Xử lý sai sót/điều chỉnh hóa đơn điện tử: Trong trường hợp xảy ra sai sót hoặc cần điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình xử lý, điều chỉnh theo quy định pháp lý.
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo một trong hai phương thức cơ bản.

2.3. Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong cuộc sống hiện nay, được các đơn vị áp dụng rộng rãi. Bởi việc sử dụng hóa đơn này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và các bên liên quan. 

2.3.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt quá trình lập và gửi hóa đơn truyền thống. Thay vì phải in ấn, đóng gói và gửi qua đường bưu điện hoặc dịch vụ giao hàng, hóa đơn điện tử có thể được tạo và gửi đi chỉ trong vài phút thông qua email hoặc các hệ thống truyền tải thông tin điện tử.

2.3.2. Tăng cường tính minh bạch và quản lý dữ liệu

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử lưu trữ thông tin chi tiết về giao dịch một cách rõ ràng và dễ dàng truy cập. Khách hàng và các bên liên quan có thể xem lại thông tin giao dịch nhanh chóng, dễ dàng.

2.4. Những quy định pháp lý khi xuất hóa đơn qua máy POS

Khi xuất hóa đơn qua máy POS, doanh nghiệp cần tuân thủ một loạt các quy định pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và nâng cao uy tín trên thị trường.

2.4.1 Điều kiện sử dụng

Khi áp dụng xuất hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của việc này.

• Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nhận mã số định danh thuế từ trang web của Tổng cục Thuế. 
• Máy POS cần có các phần mềm xuất hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc lưu trữ thông tin giao dịch.
• Hóa đơn điện tử cần có đầy đủ chữ ký số và lưu trữ trên các thiết bị điện tử theo quy định. 
• Doanh nghiệp cần thường xuyên nâng cấp, bảo mật hệ thống, đảm bảo các phần mềm của máy hoạt động ổn định. 

2.4.2 Nguyên tắc

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được sử dụng trên máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản. Một số nguyên tắc quan trọng bao gồm: 

• Doanh nghiệp cần kết nối hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và có các đặc điểm nhận dạng nhất định. 
• Các loại hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký số. 
• Tất cả các khoản thu, chỉ được tạo từ máy POS đều là những hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế của các đơn vị kinh doanh. 
• Tất cả các dữ liệu từ hóa đơn điện tử cần được cập nhật trong sổ kế toán và kê khai thuế đầy đủ. 

2.4.3 Nội dung hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phát sinh từ hệ thống máy tính tiền liên kết với cơ quan thuế phải bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về người bán: Các thông tin bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế theo các giấy tờ liên quan đến hoạt động doanh nghiệp. 
• Thông tin về người mua: Thông tin này gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế nếu có yêu cầu. 
• Nội dung đơn hàng: Đó là các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, đơn giá cũng như số lượng và giá trị mà người mua cần thanh toán. 
• Thông tin khấu trừ (nếu có): Nếu đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì cần ghi rõ giá trị hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa bao gồm các loại thuế theo yêu cầu.
• Thông tin về thời gian lập hóa đơn: Đó là những thông tin về giờ, phút, giây và ngày, tháng, năm xuất hóa đơn cho người mua. 
• Mã số thuế: Hóa đơn điện tử từ máy POS cần có thông tin về mã số thuế, bao gồm chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin người bán. 

2.4.4 Thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử trên máy POS được xác định khi giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được thực hiện. Nghĩa là khi khách hàng đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ và quyết định thanh toán, hóa đơn điện tử sẽ được tạo ra, gửi đến khách hàng.

2.4.5 Trách nhiệm người xuất hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, người xuất hóa đơn điện tử trên máy POS có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế phải có trách nhiệm như sau:

• Người xuất hóa đơn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cấp mã Cơ quan thuế từ máy tính tiền theo quy định.
• Bạn cần đảm bảo hóa đơn điện tử được xuất có đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo tính chính xác 100%. 
• Người xuất hóa đơn phải sử dụng dải ký tự do Cơ quan thuế cấp một cách liên tục và duy nhất khi lập hóa đơn điện tử trên máy POS có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. 
• Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy POS khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý.

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hình thức điện tử hiện đại và hiệu quả hơn. Quá trình này bao gồm các bước cơ bản được thực hiện dưới đây. 

3.1 Trường hợp 1

Người nộp thuế lần đầu cần thực hiện quy trình đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Quá trình đăng ký có thể được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Trước khi tiến hành đăng ký, người nộp thuế cần chuẩn bị các thông tin bao gồm mã số thuế, địa chỉ liên hệ, thông tin về người đại diện pháp luật (nếu có), thông tin về máy tính tiền và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Người nộp thuế cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hướng dẫn về quy trình đăng ký và nhận các biểu mẫu, form đăng ký cần điền.
• Bước 3: Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin vào đơn đăng ký theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 
• Bước 4: Sau khi điền đầy đủ thông tin, người nộp thuế gửi đơn đăng ký đến đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo hướng dẫn.
• Bước 5: Cuối cùng đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ xem xét và xác nhận đăng ký của người nộp thuế. 

3.2 Trường hợp 2

Trường hợp 2 là đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã từ máy tính tiền. Sau khi hoàn thành quy trình đăng ký và xác nhận thành công, bạn cần thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại hai nơi sau:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ: Bạn cần lên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký. 
• Trang web chính thức của cơ quan thuế: Truy cập vào trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn và thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. 

4. Một số câu hỏi thường gặp

Khi áp dụng hóa đơn điện tử trên máy POS, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều câu hỏi liên quan đến chứng nhận và quy định pháp lý. Những câu hỏi này thường xoay quanh quy trình đăng ký và chứng nhận hóa đơn điện tử, yêu cầu kỹ thuật đối với máy POS, cách thức lưu trữ và bảo mật thông tin hóa đơn,… Dưới đây là một số vấn đề mà bạn có thể quan tâm. 

4.1 Khi nào áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền?

Theo thông tin từ Tổng cục Thuế, việc triển khai giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là một vấn đề đặc biệt quan trọng trong năm 2024. Các đơn vị kinh doanh cần triển khai nhiều giải pháp quyết liệt để đảm bảo đến cuối năm 2024, tất cả các cơ sở đã đăng ký sẽ sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

4.2 Máy tính tiền được công nhận là xuất hóa đơn hợp pháp không?

Hiện nay, nhiều cơ sở kinh doanh đã sử dụng máy kinh tiền trong các hoạt động thường ngày. Đây được coi là một thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp bởi máy là một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau.

4.3 Có thể sử dụng cả HĐĐT có mã và HĐĐT từ máy tính tiền không?

Hiện nay, Cơ quan Thuế vẫn cho phép người nộp thuế đăng ký và sử dụng cả hình thức hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng cả hai hình thức này để xuất hóa đơn trong quá trình kinh doanh và giao dịch thương mại.

4.4 Các hộ gia đình có bắt buộc dùng HĐĐT từ máy tính tiền không?

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, chỉ một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Còn các hộ gia đình hiện tại chưa bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

4.5 Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn

Khi phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ thông tin sau: 

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn
• Mã số thuế
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Các loại hóa đơn phát hành
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in)
• Tên và mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in)
• Tên và mã số thuế của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử
• Ngày lập thông báo phát hành
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị

Thông báo phát hành hóa đơn cần có đầy đủ nội dung Việc tuân thủ các chứng nhận và quy định pháp lý về máy POS cũng như hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp. Các chủ kinh doanh cần hiểu rõ các quy định này để đơn vị tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy đánh giá 5 sao bên dưới. Những đánh giá của bạn sẽ là động lực giúp Sellaz không ngừng cải thiện và chia sẻ nhiều kiến thức giá trị hơn!

Anh Quốc

Quốc là CEO và người sáng lập của Sellaz Co., Ltd, một nhà cung cấp hệ thống máy POS tính tiền và giải pháp marketing cho nhà hàng và quán ăn. Bên cạnh sự nghiệp kinh doanh, Quốc còn đam mê khám phá những địa điểm mới, thưởng thức vẻ đẹp tự nhiên và văn hóa ở nhiều nơi khác nhau. Điều này giúp Quốc cân bằng giữa cuộc sống và công việc, đồng thời mang lại những trải nghiệm mới mẻ.