Hướng dẫn cài đặt máy POS cho người mới: Đơn giản và dễ hiểu

Hướng dẫn cài đặt máy POS cho những người mới sử dụng dễ hiểu giúp việc thao tác với máy trở nên dễ dàng hơn. Cùng tham khảo các bước cài đặt máy POS cho người mới có thể thực hiện tại quán mà bạn chắc hẳn sẽ rất cần biết ở bài viết dưới đây của Sellaz nhé!

1. Giới thiệu

Máy POS là gì? máy POS bán hàng đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các siêu thị hay cửa hàng bán lẻ. Máy mang lại nhiều lợi ích cho người dùng như giúp tiết kiệm thời gian, người mua hàng có thể thanh toán hóa đơn nhanh chóng, quản lý hàng hoá hiệu quả.

2. Chuẩn bị trước khi cài đặt

Việc đầu tiên trước khi có thể thực hiện cài đặt là chuẩn bị đầy đủ các bộ phận liên quan đến máy thanh toán. Người dùng cần đảm bảo được những yêu cầu về phần cứng và phần mềm để cài đặt máy. Cụ thể như sau: 

2.1. Các yêu cầu về phần cứng

Đầu tiên đối với yêu cầu về phần cứng, người dùng cần đảm bảo được các thiết bị như máy POS, máy in hoá đơn, máy quét mã vạch hoạt động tốt. Dưới đây là một số thông tin chi tiết.

2.1.1. Máy POS

Các máy POS được lắp đặt tại quầy thu ngân thường có thiết kế nhỏ gọn, sử dụng đơn giản thông qua một vài thao tác. Những cơ sở kinh doanh dịch vụ hay các siêu thị có trang bị máy POS khiến khách hàng có thể yên tâm khi mua sắm hay thanh toán tại quầy.

2.1.2. Máy in hóa đơn

Máy in hoá đơn là thiết bị hỗ trợ việc thanh toán hiệu quả hơn. Máy được thiết kế đơn giản, nhỏ gọn giúp tiết kiệm thời gian thanh toán cho khách hàng và giảm tải công việc cho nhân viên. 

2.1.3. Máy quét mã vạch

Để các sản phẩm khách hàng mua được chạy trên hoá đơn thì cần phải dùng máy quét mã vạch. Khi quét thông tin của mặt hàng sẽ được hiển thị trên máy POS và nhân viên sẽ thực hiện các thao tác tiếp theo để xuất hoá đơn cho khách.

2.1.4. Ngăn kéo đựng tiền

Ngăn kéo đựng tiền là vật dụng giúp không gian thanh toán được gọn gàng cũng như số tiền của cửa hàng được sắp xếp hợp lý theo từng mệnh giá. 

2.2. Các yêu cầu về phần mềm

Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về phần cứng, các cửa hàng cũng cần chú trọng phần mềm khi cài đặt máy POS. Dưới đây là một số phần mềm có trong máy thanh toán POS. 

2.2.1. Phần mềm POS

Tải và cài đặt phần mềm phù hợp với máy POS cũng như nhu cầu kinh doanh của bạn.

2.2.2. Hệ điều hành hỗ trợ

Tuỳ vào loại máy mà bạn sử dụng cho cửa hàng mà sẽ chạy hệ điều hành hỗ trợ khác nhau. Người dùng nên tìm hiểu và cài đặt phần mềm này cho tương ứng với máy. 

2.3. Kết nối Internet và mạng

Để phần cứng và phần mềm có thể hoạt động với nhau một cách hiệu quả thì bạn cần đảm bảo nguồn internet và mạng ổn định nhất. Cụ thể như sau: 

2.3.1. Yêu cầu về mạng

Đối với mạng thì cửa hàng cần sử dụng gói mạng có thể đáp ứng được khối lượng công việc trực tuyến. Mạng cần có tốc độ ổn định cũng như dữ liệu lớn để không bị gián đoạn công việc.

2.3.2. Kiểm tra kết nối Internet

Sau khi đã chuẩn bị một gói mạng ổn định, chủ cửa hàng cần kiểm tra kết nối internet với các thiết bị để duy trì hiệu quả sử dụng phần mềm POS.

3. Các bước cài đặt máy POS

Dưới đây là một số bước để cài đặt máy POS, bạn đọc có thể lưu lại và tham khảo.

3.1. Cài đặt phần cứng

Một số thao tác để cài đặt phần cứng mà bạn cần nắm khi kết nối máy POS giúp quá trình hoạt động được thuận lợi hơn. 

3.1.1. Kết nối máy POS với các thiết bị ngoại vi

Bước đầu tiên trong việc cài đặt phần cứng là bạn cần kết nối máy POS với thiết bị ngoại vi. Các thiết bị này giúp máy có thể được kết nối và hoạt động tốt nhất.

3.1.2. Đảm bảo nguồn điện và an toàn

Các chủ cửa hàng cần đảm bảo nguồn điện ổn định và an toàn để giúp quá trình kết nối cũng như hoạt động của các thiết bị hiệu quả hơn.

3.2. Cài đặt phần mềm POS

Sau khi đã cài đặt xong phần cứng của máy, bạn cần tiến hành bổ sung phần phềm để hoàn thiện quá trình cài đặt máy. Dưới đây là một số gợi ý.

3.2.1. Tải và cài đặt phần mềm POS

Bạn cần tiến hành tải phần mềm POS để cài đặt cho máy thanh toán của cửa hàng mình. Phần mềm cần phù hợp cũng như tương thích với máy chủ.

3.2.2. Cài đặt các driver cần thiết

Một số máy khi muốn kết nối thiết bị với nhau sẽ cần tải các driver cần thiết thì mới cài đặt được. 

3.3. Cấu hình hệ thống POS

Để cấu hình của hệ thống có thể làm việc với các giao dịch thanh toán thì bạn cần có sự điều chỉnh. Thời gian, ngày tháng và ngôn ngữ cần thay đổi cho đúng để nhân viên dễ dàng sử dụng. Nhân viên có tài khoản riêng ứng với quyền truy cập các giao dịch. Do đó hệ thống nên được đảm bảo đúng cấu hình và tài khoản khi có nhiều người sử dụng.

3.3.1. Thiết lập thông tin cửa hàng

Khi máy mới lắp đặt thì hệ thống dữ liệu sẽ trống nên chỉ cửa hàng cần thiết lập các thông tin của đơn vị mình. Các chi tiết có thể là tên cửa hàng, địa chỉ hay số điện thoại.

3.3.2. Thêm sản phẩm và danh mục

Nhập thông tin của sản phẩm qua máy quét mã vạch. Hệ thống sẽ đọc và tự động thêm cơ sở dữ liệu. Nếu trường hợp khi các sản phẩm không thể quét bằng máy quét mã vạch thì bắt buộc nhân viên phải nhập bằng tay.

3.3.3. Thiết lập thuế và chiết khấu

Máy POS sẽ có chức năng tổng hợp các báo cáo về doanh thu của cửa hàng nên bạn chỉ cần xuất và thiết lập thuế theo quy định.

4. Những lỗi thường gặp và cách khắc phục

Các thiết bị công nghệ khi hoạt động sẽ thường gặp một số lỗi cơ bản về phần cứng hay phần mềm. Dưới đây là một số lỗi thường gặp cũng như cách để khắc phục cho bạn tham khảo.

4.1. Lỗi kết nối phần cứng

Phần cứng của máy POS như máy in hay máy quét thường gặp phải một số lỗi như:

4.1.1. Máy in không hoạt động

Máy in khi in sẽ dễ bị kẹt giấy hoặc mất kết nối làm máy không hoạt động bình thường. Điều này khiến quá trình thanh toán bị gián đoạn. Bạn cần kiểm tra, cài đặt và kết nối lại máy in.

4.1.2. Máy quét mã vạch không nhận diện

Một số mã vạch khi quét bằng máy quét sẽ không hiện thông tin sản phẩm. Bạn cần quét lại lần nữa nếu không được thì phải nhập bằng tay.

4.2. Lỗi phần mềm

Ngoài phần cứng thì phần mềm của máy POS cũng dễ gặp phải một số lỗi như sau:

4.2.1. Phần mềm POS bị treo

Phần mềm POS khi bị treo thì các giao dịch trên máy sẽ không thể thực hiện được. Khi đó, bạn cần tắt máy và khởi động lại.

4.2.2. Lỗi không kết nối được với cơ sở dữ liệu

Khi có vấn đề về mạng hay kết nối giữa các thiết bị làm cho cơ sở dữ liệu không được thể hiện ra màn hình làm việc của máy. Bạn cần chạy lại chương trình để máy hoạt động lại bình thường.

4.3. Lỗi liên quan đến mạng

Mạng dữ liệu là yếu tố quan trọng giúp các loại thiết bị công nghệ hoạt động tốt hơn. Một số lỗi cơ bản như sau:

4.3.1. Mất kết nối Internet

Khi kết nối internet bị mất, mọi giao dịch trên máy sẽ ngừng. Do vậy, bạn cần kiểm tra và tìm cách kết nối lại nhanh nhất có thể.

4.3.2. Mạng nội bộ không ổn định

Mạng nội bộ khi không ổn định lúc có lúc mất sẽ khiến công việc vị ảnh hưởng. Bạn cần kiểm tra và liên hệ với nhà mạng để sửa.

5. Mẹo và thủ thuật để sử dụng máy POS hiệu quả

Để sử dụng máy thanh toán POS hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số mẹo như sau:

5.1. Tối ưu hóa quy trình bán hàng

Người dùng có thể tối ưu hoá quy trình bán hàng bằng cách sử dụng phím tắt cũng như các chức năng nhanh của máy. Chi tiết như sau:

5.1.1. Sử dụng phím tắt và các chức năng nhanh

Các phím tắt sẽ giúp thao tác với máy được đơn giản và nhanh chóng hơn. Điều này giúp nâng cao hiệu quả sử dụng máy tại cửa hàng. 

5.1.2. Đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả

Để có thể tối ưu hoá quy trình thì việc đào tạo nhân viên vô cùng quan trọng. Đây là bộ phận sẽ sử dụng máy trực tiếp và phát hiện nhanh nhất các vấn đề với máy. 

5.2. Bảo trì và bảo dưỡng định kỳ

Bất kỳ thiết bị nào qua quá trình hoạt động sẽ gặp vấn đề về động cơ nên các thiết bị này đều cần bảo trì định kỳ. Dưới đây là một số công việc bảo dưỡng máy như sau:

5.2.1. Vệ sinh máy POS và các thiết bị

Máy POS hay thiết bị khác sau một thời gian sử dụng dễ bị bám bụi bẩn. Do đó, bạn cần vệ sinh máy kỹ để đảm bảo hoạt động tốt.

5.2.2. Cập nhật phần mềm thường xuyên

Phần mềm của máy POS sẽ không ngừng phát triển và cải tiến các chức năng. Do vậy để máy hoạt động tốt thì bạn cần thường xuyên cập nhập để các thao tác với máy được nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về máy POS hoặc các thiết bị máy tính tiền thì hãy xem chi tiết nội dung tại Sellaz.

>>> CLICK NGAY: Các thiết bị máy tính tiền

Việc cài đặt máy POS bán hàng không chỉ đơn giản là một bước kỹ thuật mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trên đây là những hướng dẫn cài đặt máy POS cực chi tiết cho người mới sử dụng. Hy vọng qua những thông tin trên, bạn sẽ biết cách để cài đặt và dùng máy bán hàng hiệu quả nhất. Đừng quên liên hệ với Sellaz để tham khảo nhiều sản phẩm công nghệ tiện ích nhé!

Anh Quốc

Quốc là CEO và người sáng lập của Sellaz Co., Ltd, một nhà cung cấp hệ thống máy POS tính tiền và giải pháp marketing cho nhà hàng và quán ăn. Bên cạnh sự nghiệp kinh doanh, Quốc còn đam mê khám phá những địa điểm mới, thưởng thức vẻ đẹp tự nhiên và văn hóa ở nhiều nơi khác nhau. Điều này giúp Quốc cân bằng giữa cuộc sống và công việc, đồng thời mang lại những trải nghiệm mới mẻ.