Máy POS là gì? Khám phá công nghệ quản lý bán hàng hiệu quả

Câu hỏi máy POS là gì thường được đặt ra bởi những người mới bắt đầu kinh doanh hoặc chưa từng tiếp xúc với thuật ngữ. Nói một cách đơn giản, máy POS chính là hệ thống xử lý giao dịch quen thuộc bạn thường thấy tại các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng,… Để có thể hiểu rõ hơn về thiết bị này, mời bạn hãy cùng Sellaz theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Định nghĩa và khái niệm cơ bản

Bạn đã từng thắc mắc về chiếc máy đặt tại quầy thu ngân khi đi mua sắm? Đó chính là máy POS – một loại máy đóng vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng, mang đến lợi ích cho cả người bán và mua. Vậy máy POS là gì? Hãy cùng tìm hiểu định nghĩa và khái niệm về thiết bị hữu ích này ở dưới đây nhé!

1.1 Máy POS là gì?

Máy POS là thiết bị dùng để xử lý giao dịch thanh toán cho khách hàng trong các cửa hàng bán lẻ. Trước đây, POS chỉ đơn giản là máy tính tiền để tính toán và in hóa đơn. Tuy nhiên, giờ đây, POS đã phát triển và trở nên hiện đại hơn rất nhiều, có khả năng thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau, cung cấp chức năng quản lý bán hàng,…  cho các doanh nghiệp. Dưới đây là các loại máy pos phổ biến như:

• Máy POS bán hàng, còn gọi là máy máy pos thu ngân hoặc máy pos tính tiền: Đây là tên gọi của các thiết bị giúp cửa hàng và doanh nghiệp quản lý việc bán hàng, kiểm tra tồn kho, và theo dõi doanh thu. Máy tích hợp các chức năng như quét mã vạch, in hóa đơn, và kết nối với các phần mềm quản lý bán hàng.
• Máy POS thanh toán, còn gọi là máy quẹt thẻ hoặc máy cà thẻ: Máy POS thanh toán được sử dụng để xử lý các giao dịch thanh toán từ khách hàng, bao gồm thanh toán bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, và các hình thức thanh toán điện tử khác.

1.2 Lịch sử phát triển của máy POS

Sau khi đã hiểu được máy POS là gì?, bạn có thắc mắc về quá trình ra đời của thiết bị này. Điều gì đã thúc đẩy sự xuất hiện máy để trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động bán hàng hiện đại? Đó chính là nhờ vào sự phát triển của công nghệ máy tính và viễn thông. Tham khảo ngay lịch sử máy POS dưới đây:

• Trong những năm 1880: James Ritty phát minh ra máy tính tiền cơ học đầu tiên, đánh dấu sự ra đời của hệ thống POS.
• Năm 1996: Charles F. Kettering đã tạo ra máy tính tiền điện tử với động cơ điện, mang đến sự cải tiến vượt bậc so với máy tính tiền cơ học.
• Thập niên 1970: IBM giới thiệu máy tính tiền điện tử (ECR), hệ thống này được ưa chuộng trong các nhà hàng nhờ khả năng quản lý bán hàng hiệu quả.
• Năm 1986: Gene Mosher tiên phong áp dụng giao diện màu sắc và màn hình cảm ứng cho máy bán hàng, đặt nền móng cho các hệ thống POS hiện đại.
• Những năm 1990: Martin Goodwin và Bob Hendry đã phát triển hệ thống phần mềm IT Retail POS trên nền tảng Windows, tạo điều kiện cho việc phát triển các ứng dụng POS trên hệ điều hành phổ biến này. 
• Năm 2000: Hệ thống POS vươn lên tầm cao mới, tích hợp khả năng quản lý giao dịch bán hàng, kết nối internet và lưu trữ đám mây, mang đến sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Từ năm 2010: Hệ thống POS hiện đại ngày càng tinh vi, hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động bán hàng từ “front-end” đến “back-end”. Hệ thống còn tích hợp đa dạng tính năng như quản lý kho hàng, tiếp thị, quản lý thời gian nhân viên,….

1.3 Các loại máy POS phổ biến

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại thiết bị POS khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Sau đây là một số loại máy POS bán hàng phổ biến: 

• Máy POS cầm tay: Loại máy này có kích thước nhỏ gọn, chỉ bằng chiếc smartphone, có thể cầm tay sử dụng một cách dễ dàng. Máy POS quẹt thẻ thường được sử dụng trong các hoạt động bán hàng cần di chuyển nhiều như bán vé, thu phí,…
• Máy POS bán hàng: Loại máy này thường được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê,…có vị trí cố định. Máy có cấu hình mạnh mẽ, màn hình lớn, bàn phím và chuột để thao tác nhanh chóng và chính xác.

2. Chức năng và tính năng của Máy POS là gì?

Máy POS là thiết bị hỗ trợ bán hàng không thể thiếu trong kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ. Hơn nữa, máy này còn giúp tự động hóa nhiều quy trình bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số chức năng và tính năng được cung cấp bởi máy. 

2.1 Chức năng chính của máy POS

Chức năng chính của máy POS là hỗ trợ thanh toán bằng các loại như ATM, tín dụng, ghi nợ của các ngân hàng trong nước và quốc tế. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng thanh toán cho các hóa đơn dịch vụ như mua sắm, điện nước, mua trả góp,… mà không cần mang theo nhiều tiền mặt. 

2.2 Các tính năng cơ bản là gì?

Máy POS là một giải pháp bán hàng hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả bán hàng. Ngoài các chức năng chính, máy POS còn có một số tính năng cơ bản khác như:

• Quản lý bán hàng: Máy POS cung cấp các công cụ để giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát quá trình bán hàng. Điều này bao gồm quản lý giá cả, tạo khuyến mãi và giảm giá cho khách hàng. 
• Lên đơn và đặt hàng: Máy POS cho phép người dùng tạo đơn hàng và đặt hàng trực tiếp từ thiết bị. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý hàng hóa và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2.3 Tính năng nâng cao 

POS không chỉ đơn thuần là thiết bị bán hàng thông thường mà còn được trang bị nhiều tính năng nâng cao, giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, thu hút khách hàng và tăng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.

• Quản lý kho hàng hiệu quả: Máy có thể theo dõi chi tiết số lượng tồn kho, hạn sử dụng, lịch sử nhập xuất kho, tự động cảnh báo khi hàng hóa sắp hết.
• Quản lý nhân viên chuyên nghiệp: Thiết bị phân quyền truy cập, theo dõi hiệu quả làm việc, chấm công, tính lương, thưởng phạt cho nhân viên.
• Báo cáo doanh thu chi tiết: POS giúp theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm, nhân viên, thời điểm, tạo báo cáo lãi lỗ chính xác, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
• Tích hợp đa dạng phương thức thanh toán: Máy POS đáp ứng nhu cầu thanh toán đa dạng của khách hàng bằng cách hỗ trợ các phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử, mã QR Pay,…

3. Phần cứng và cấu hình

Máy POS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống POS, việc lựa chọn phần cứng và cấu hình phù hợp là vô cùng cần thiết. 

3.1 Cấu tạo phần cứng của máy POS

Hệ thống POS bao gồm nhiều thiết bị phần cứng khác nhau, mỗi phần sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bán hàng và quản lý hoạt động kinh doanh. Dưới đây là mô tả chi tiết về các phần cứng của máy:

• Máy tính POS: Đây là nơi lưu trữ phần mềm POS và chịu trách nhiệm xử lý tất cả các giao dịch. Máy tính POS được cài đặt phần mềm quản lý bán hàng và các ứng dụng liên quan.
• Máy in hóa đơn: Thiết bị này được sử dụng để in ra hóa đơn cho khách hàng sau khi giao dịch được hoàn tất. Máy in hóa đơn thường kết nối trực tiếp với POS và có thể in ra hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.
• Máy quét mã vạch: Máy được sử dụng để quét mã vạch trên sản phẩm. Thông qua việc quét này, hệ thống POS có thể tự động nhận diện sản phẩm và truy xuất thông tin liên quan.
• Ngăn kéo đựng tiền: Dùng để cất giữ tiền mặt sau khi thu được từ khách hàng. Ngăn đựng này được kết nối với máy tính POS để tự động mở khi thanh toán được thực hiện.

3.2 Các loại máy in hóa đơn

Trong hệ thống POS, có một số loại máy in hóa đơn phổ biến được sử dụng. Dưới đây là một số thiết bị thông dụng mà bạn có thể tham khảo: 

• Máy in nhiệt: Loại máy sử dụng công nghệ in nhiệt để làm nóng giấy in, tạo ra hình ảnh và chữ viết. Máy này thường được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê,…
• Máy in kim: Thiết bị sử dụng các kim nhỏ để đục lỗ trên giấy in, tạo ra hình ảnh và chữ viết. Máy in kim thường được sử dụng trong các ngân hàng, bưu điện, kho hàng,..
• Máy in laser: Máy in sử dụng tia laser để tạo ra điện tích tĩnh trên bề mặt giấy và sau đó hút mực lên để tạo thành hình ảnh và chữ viết. Loại máy này thích hợp cho việc sử dụng trong môi trường văn phòng. 

3.3 Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch là thiết bị thiết yếu cho hệ thống POS, giúp tự động hóa việc nhập dữ liệu sản phẩm, tăng tốc độ thanh toán và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, với nhiều loại máy quét khác nhau trên thị trường, việc lựa chọn loại phù hợp có thể khiến bạn bối rối. Sau đây là một số loại máy quét mã vạch POS phổ biến: 

• Máy quét mã vạch laser: Máy dùng tia laser để quét mã vạch, có độ chính xác cao và tốc độ quét nhanh. Loại máy này phù hợp cho các cửa hàng bán lẻ có lượng giao dịch lớn
• Máy quét mã vạch CCD: Thiết bị sử dụng cảm biến CCD để chụp ảnh mã vạch, có khả năng đọc mã vạch mờ hoặc bị in sai lệch. Loại máy này phù hợp cho các cửa hàng bán lẻ có nhiều sản phẩm có mã vạch nhỏ.

3.4 Màn hình cảm ứng và các loại màn hình phụ

Màn hình cảm ứng là thiết bị đầu vào quan trọng của hệ thống POS, cho phép người bán hàng tương tác trực tiếp với phần mềm bằng cách chạm hoặc vuốt trên màn hình. Hơn nữa, màn hình dành cho máy POS sẽ có nhiều kích thước khác nhau, từ 10 đến 17 inch, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và không gian lắp đặt của mọi người. 

3.5 Pin và nguồn điện

Hiện nay, một số máy POS sử dụng pin để cung cấp năng lượng khi hoạt động, ví dụ như POS cầm tay. Trong đó, loại pin phổ biến nhất cho máy là lithium-ion và được ưa chuộng bởi dung lượng cao, tuổi thọ dài. Hơn nữa, thời gian sạc của thiết bị sẽ phụ thuộc vào dung lượng pin và loại máy POS. Ngoài ra, máy POS có thể sử dụng nguồn điện 12V từ bộ nguồn để giúp kéo dài thời gian sử dụng khi không có ổ cắm điện. 

4. Phần mềm POS

Sau khi đã nắm rõ máy POS là gì?, bạn có tò mò về phần mềm đi kèm của thiết bị này không? Vậy hãy cùng khám phá chi tiết về định nghĩa và lợi ích mà ứng dụng mang lại cho doanh nghiệp nhé!

4.1 Phần mềm máy POS là gì?

Phần mềm POS là một chương trình máy tính được sử dụng để ghi lại và quản lý các giao dịch bán hàng. Ứng dụng này thường được tích hợp với phần cứng POS để tạo thành một hệ thống bán hàng hoàn chỉnh. 

4.2 Các tính năng của phần mềm POS

Phần mềm POS cung cấp nhiều tính năng để giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, bao gồm:

• Xử lý giao dịch bán hàng: Phần mềm có thể ghi lại tất cả các chi tiết của giao dịch bán hàng, bao gồm sản phẩm được bán, giá cả, số lượng và phương thức thanh toán
• Quản lý hàng tồn kho: Chương trình này có thể theo dõi số lượng hàng hóa trong kho và cảnh báo khi hàng hóa sắp hết.
• Quản lý khách hàng: Ứng dụng có thể lưu trữ thông tin khách hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ và lịch sử mua hàng.
• Báo cáo và phân tích: Phần mềm POS có thể tạo ra các báo cáo về doanh số bán hàng, hàng tồn kho.
• Hỗ trợ các chương trình khuyến mãi: POS có thể được sử dụng để tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi và giảm giá.

4.3 Các hệ điều hành hỗ trợ phần mềm POS

Máy POS cũng tương tự như máy tính và điện thoại nên cần một hệ điều hành để điều khiển và quản lý các hoạt động bán hàng. Sau đây là một số hệ điều hành chính hỗ trợ phần mềm POS phổ biến nhất:

• Windows: Hệ điều hành lâu đời và phổ biến đã từng thống trị thị trường POS với khả năng dễ dàng tiếp cận và có nhiều phần mềm bổ sung dành cho doanh nghiệp. 
• iOS: Đây là nền tảng độc quyền của Apple mang đến giao diện đẹp mắt, tính bảo mật cao và khả năng tích hợp tốt với các thiết bị Apple khác. 
• Android: Hệ điều hành này là một mã nguồn mở, có giá thành rẻ, tính linh hoạt cao và có kho ứng dụng khổng lồ. 

4.4 Tích hợp phần mềm POS với các hệ thống khác (CRM, ERP)

Thông qua việc tích hợp POS với CRM, thông tin khách hàng từ quá trình mua hàng có thể được tự động cập nhật vào hệ thống CRM. Nhờ vậy, bạn có thể sử dụng dữ liệu POS để tạo chiến dịch tiếp thị và chương trình khách hàng thân thiết, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Ngoài ra, tích hợp hệ thống POS vào ERP cũng mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Nhờ việc này, nhân viên có thể theo dõi doanh thu, tồn kho và các dữ liệu khác theo thời gian thực, cho phép nắm bắt tình hình hoạt động một cách kịp thời. Hơn nữa, điều này còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn.

5. Ứng dụng và lĩnh vực sử dụng máy POS

Nếu bạn đã được giải đáp thắc mắc về máy POS là gì? Vậy bạn tò mò về các lĩnh vực mà máy POS có thể được áp dụng hay không? Hãy cùng khám phá tiềm năng của thiết bị ngay sau đây nhé!

5.1 Ứng dụng trong bán lẻ

Ngành bán lẻ với đặc thù giao dịch thường xuyên, do đó việc thanh toán cần được thực hiện nhanh chóng, nhằm cung cấp trải nghiệm tốt cho khách hàng. Máy POS bán hàng ra đời như một giải pháp hoàn hảo để đáp ứng nhu cầu thiết yếu của ngành này. Hơn nữa, hệ thống này còn cho phép thu thập, theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, giúp xây dựng các chương trình khuyến mãi phù hợp để thu hút khách hàng mới. 

5.2 Ứng dụng trong nhà hàng, quán cafe

Nhà hàng và quán cafe thường xuyên tiếp đón đông đảo khách hàng mỗi ngày. Do đó, chất lượng dịch vụ đóng vai trò then chốt trong việc giữ chân khách hàng, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Với hệ thống POS, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi và  giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng. Đồng thời, thiết bị này còn hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán của người mua.

5.3 Ứng dụng trong ngành dịch vụ

Ngành dịch vụ là mô hình kinh doanh cung cấp nhiều loại hình dịch vụ khác nhau như bệnh viện, rạp hát, khu vui chơi…Đặc biệt, các doanh nghiệp này thường có nhiều quầy thanh toán nên gây ra khó khăn trong việc quản lý đồng bộ các điểm giao dịch. Vì vậy, sử dụng máy POS sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các điểm này và dễ dàng trong việc theo dõi hoạt động kinh doanh trên cùng một nền tảng.

5.4 Ứng dụng trong ngành y tế

Ngành y tế luôn đề cao yếu tố tốc độ và hiệu quả trong mọi hoạt động. Việc đảm bảo cung cấp thuốc men và dịch vụ y tế kịp thời cho bệnh nhân là vô cùng quan trọng. Do đó, hệ thống POS đóng vai trò cấp thiết, giúp tự động hóa quy trình thanh toán, ghi chép hồ sơ bệnh án, quản lý thuốc men,…Nhờ vậy, nhân viên y tế có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc chăm sóc, rút ngắn thời gian chờ đợi và đảm bảo thuốc men được cung cấp kịp thời cho bệnh nhân. 

5.5 Ứng dụng trong vận tải và logistic

Ngành vận tải đang chứng kiến sự thay đổi mạnh mẽ trong cách thanh toán nhờ sự bùng nổ của công nghệ. Hệ thống POS dần thay thế các giao dịch thủ công lỗi thời, mang đến sự tiện lợi cho cả hành khách và doanh nghiệp. Trước đây, việc thanh toán vé xe buýt, tàu hỏa thường diễn ra bằng tiền mặt, tiềm ẩn nhiều bất cập cho hành khách. Nhờ việc sử dụng máy POS, khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều hình thức chỉ trong vài giây, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. 

6. Lợi ích và hạn chế của máy POS

Máy POS ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ và nhà hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng máy POS có những ưu và nhược điểm nhất định mà bạn cần biết đến trước khi quyết định đầu tư. 

6.1 Lợi ích khi sử dụng máy POS là gì?

Máy POS mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một số lợi ích tiêu biểu của thiết bị này bao gồm:

• Tự động hóa quy trình thanh toán: Thay vì tính toán thủ công, nhân viên chỉ cần nhập thông tin đơn hàng vào máy, thiết bị sẽ tự động tính toán tổng số tiền, in hóa đơn và ghi chép sổ sách.
• Hỗ trợ quản lý cửa hàng: Hệ thống POS cung cấp nhiều tính năng quản lý hữu ích như theo dõi doanh thu, quản lý kho hàng, phân tích dữ liệu bán hàng,…giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
• Xử lý nhanh chóng nhiều giao dịch: Máy POS có thể xử lý nhiều giao dịch cùng lúc, giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng, đặc biệt vào giờ cao điểm.
• Tăng doanh thu và lợi nhuận: Máy POS giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mới và tăng doanh thu thông qua các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tích điểm,..

6.2 Hạn chế và các vấn đề thường gặp

Máy POS là gì? Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, máy POS cũng đi kèm với một số hạn chế và vấn đề thường gặp mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai:

• Rủi ro bảo mật: Hệ thống POS lưu trữ dữ liệu quan trọng về giao dịch và khách hàng, do đó ứng dụng cần được bảo mật cẩn thận để tránh bị đánh cắp thông tin
• Chi phí đầu tư: Chi phí ban đầu cho việc mua sắm phần mềm, phần cứng, thiết bị đi kèm và cài đặt hệ thống POS có thể cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Phụ thuộc vào kết nối internet: Máy POS yêu cầu kết nối internet để truyền dữ liệu và xử lý thanh toán. Tuy nhiên, khi kết nối internet không ổn định, có thể gây gián đoạn trong quá trình giao dịch.
• Vấn đề về tính tương thích: Không phải tất cả các thiết bị phần cứng và phần mềm đều tương thích với nhau. Việc lựa chọn thiết bị không phù hợp có thể dẫn đến lỗi hệ thống, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. 

6.3 Giải pháp cho các vấn đề phổ biến

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau để hạn chế các vấn đề thường gặp của hệ thống POS:

• Cài đặt phần mềm chống virus và malware: Những phần mềm này có thể giúp bảo vệ hệ thống POS khỏi các mối đe dọa bảo mật phổ biến. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cập nhật phần mềm POS thường xuyên để vá các lỗ hổng bảo mật. 
• So sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp POS khác nhau trước khi mua. Hơn nữa, mọi người cũng không nên mua máy có quá nhiều tính năng mà mình không sử dụng.
• Sử dụng kết nối internet dự phòng: Doanh nghiệp nên sử dụng kết nối internet dự phòng để đảm bảo rằng hệ thống POS có thể hoạt động ngay cả khi kết nối internet chính bị mất. 

7. Mua và bảo trì máy POS

Khi quyết định mua và bảo trì máy POS, doanh nghiệp cần xem xét một số yếu tố quan trọng để đảm bảo lựa chọn và duy trì một hệ thống POS hiệu quả. 

7.1 Tiêu chí chọn mua máy POS

Máy POS là gì? Việc lựa chọn máy POS phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động bán hàng và quản lý của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi mua: 

• Cấu hình phần cứng: Đảm bảo máy POS có cấu hình phần cứng phù hợp để đáp ứng nhu cầu sử dụng. Điều này bao gồm dung lượng RAM, loại và tốc độ xử lý của chip, kích thước màn hình
• Khả năng kết nối: Doanh nghiệp hãy xem xét khả năng kết nối của máy POS để hỗ trợ việc mở rộng tính năng và kết nối với các thiết bị khác. Các kết nối cần xem xét bao gồm cổng USB để kết nối với máy tính, bàn phím, chuột, máy quét mã vạch,…
• Hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành: Mọi người nên kiểm tra xem nhà cung cấp máy POS có cung cấp hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng tốt không. 
• Giá thành: Bạn nên xem xét giá thành của máy POS và so sánh với tính năng và chất lượng mà máy cung cấp. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ về các chi phí liên quan, bao gồm giá mua máy, phí dịch vụ, chi phí duy trì và nâng cấp.

7.2 Các nhà cung cấp máy POS uy tín

Sau khi tìm hiểu về máy POS là gì thì bạn có thể tham khảo thêm các nhà cung cấp máy POS uy tín. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ giúp bạn yên tâm về chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh và dịch vụ hỗ trợ tốt. Dưới đây là một số nhà cung cấp máy POS uy tín mà bạn có thể tham khảo:

• PosApp: Nhà cung cấp máy POS và phần mềm quản lý bán hàng uy tín tại Việt Nam. PosApp cung cấp đa dạng các loại máy POS từ cầm tay đến cố định, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán. 
• Sapo: Nhà cung cấp nổi tiếng với nền tảng thương mại điện tử Sapo Web, Sapo cũng cung cấp giải pháp bán hàng offline với máy POS. Máy POS Sapo đa dạng về mẫu mã và được tích hợp nhiều tính năng hiện đại.
• KiotViet: Đây là một trong những nhà cung cấp giải pháp bán hàng hàng đầu tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm. KiotViet cung cấp đa dạng các dòng máy POS từ giá rẻ đến cao cấp, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng.
• Ocha: Ocha là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage). Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên iOS và Android. Đặc biệt, máy POS của thương hiệu phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
• KAS: KAS là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage), retail, hospitality. Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Windows và Android. Máy POS của thương hiệu phù hợp với doanh nghiệp cao cấp và trung bình.
• Speed POS: KAS là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage). Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Windows, Android và phù hợp với doanh nghiệp cao cấp.
• R-Keeper POS (rkCloud): Đây là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage). Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Window App, Web App, iOS, Android. Thiết bị sẽ phù hợp với doanh nghiệp cao và trung cấp.
• IPOS (Fabi POS): Đây là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage). Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Window App, Web App, iOS, Android và phù hợp với đa dạng phân khúc.
• Cuk Cuk: Đây là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho đa dạng ngành nghề bán lẻ. Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Web App, iOS, Android và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Pos 365: Đây là một thương hiệu máy POS được thiết kế đặc biệt cho ngành F&B (Food & Beverage). Thiết bị của thương hiệu có thể chạy trên Web App, iOS, Android và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Sellaz: Đây là nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng và marketing cho nhà hàng, quán ăn. Thương hiệu này có cho thuê máy máy POS bán hàng phù hợp với các quán mới khởi nghiệp kinh doanh.

7.3 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng

Để đảm bảo quy trình cài đặt và sử dụng máy POS diễn ra suôn sẻ, hãy thực hiện theo các bước sau: 

Chuẩn Bị

• Đảm bảo bạn có tất cả các thành phần của máy POS như máy chính, màn hình, máy in hóa đơn, ngăn kéo tiền, đầu đọc thẻ và các phụ kiện khác.
• Kết nối máy POS với nguồn điện và mạng internet (wifi hoặc dây cáp).

Cài Đặt Máy POS

Kết Nối Các Thành Phần:

• Kết nối màn hình với máy chính.
• Kết nối máy in hóa đơn với máy POS qua cổng USB hoặc cổng mạng.
• Kết nối ngăn kéo tiền với máy in hóa đơn (thường qua cổng RJ11).
• Kết nối đầu đọc thẻ với máy POS qua cổng USB hoặc Bluetooth.

Cài Đặt Phần Mềm:

• Bật máy POS lên.
• Cài đặt phần mềm quản lý bán hàng nếu chưa được cài sẵn (thường được cung cấp bởi nhà cung cấp máy POS).
• Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản quản trị viên hoặc tạo tài khoản mới.

7.4 Bảo trì và bảo dưỡng máy POS

Để đảm bảo máy POS hoạt động ổn định, hiệu quả và kéo dài tuổi thọ, bạn cần thực hiện các biện pháp bảo trì và bảo dưỡng định kỳ.Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết để bạn tham khảo:

• Vệ sinh máy POS: Thực hiện vệ sinh máy POS định kỳ để loại bỏ bụi, mảnh nhựa, và các chất lỏng khác có thể làm hỏng hoặc làm giảm hiệu suất của máy. 
• Kiểm tra thiết bị: Kiểm tra xem tất cả các bộ phận của máy POS có hoạt động bình thường hay không, đảm bảo rằng tất cả các dây cáp được kết nối chặt chẽ và không bị hỏng. 
• Cập nhật phần mềm: Theo dõi và cập nhật phần mềm của máy POS theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Các bản cập nhật phần mềm thường bao gồm các bản vá lỗi và cải tiến hiệu suất, giúp máy POS hoạt động tốt hơn. 
• Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu từ máy POS để đảm bảo rằng không có dữ liệu quan trọng bị mất trong trường hợp máy gặp sự cố

7.5 Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng, máy POS có thể gặp một số lỗi thường gặp. Sau đây là danh sách các lỗi thường gặp kèm theo hướng dẫn khắc phục:

• Máy POS không kết nối được với mạng internet: Vấn đề này có thể là do mất kết nối wifi, cáp mạng bị lỏng hoặc do lỗi từ nhà cung cấp dịch vụ internet. Để khắc phục lỗi này, bạn nên kiểm tra lại kết nối internet hoặc khởi động lại máy POS. 
• Máy POS không in được hóa đơn: Nguyên nhân của việc này có thể là hết giấy in, cài đặt in ấn không chính xác hoặc do lỗi phần mềm. Vì vậy, cách để bạn khắc phục đó là kiểm tra xem máy in có còn giấy hay không và giấy đã được đặt đúng cách. 
• Máy POS không nhận thanh toán bằng thẻ: Việc này có thể do lỗi đầu đọc thẻ, lỗi phần mềm hoặc do lỗi thẻ của khách hàng. Để khắc phục lỗi thì bạn nên kiểm tra xem đầu đọc thẻ có được kết nối với máy POS hoặc yêu cầu khách hàng thử thanh toán bằng thẻ khác.  

8. Xu hướng và tương lai của máy POS

Để thích ứng với nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, các giải pháp POS đang liên tục được cải tiến để trở nên linh hoạt và tích hợp cao. Dưới đây là một số xu hướng và triển vọng của máy POS trong tương lai.

8.1 Các xu hướng mới trong công nghệ máy POS

Máy POS là gì? Máy POS đang chứng kiến sự bùng nổ của các xu hướng công nghệ mới, mang đến những giải pháp tiên tiến cho doanh nghiệp. Sau đây là danh sách các xu hướng phát triển nổi bật mà bạn nên biết:

• Phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo: Nhờ trí tuệ nhân tạo, hệ thống POS có thể tự động hóa các tác vụ thủ công, phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động và đề xuất các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

• Thanh toán đa dạng và không tiền mặt: Hệ thống POS hiện đại đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng nhờ tích hợp nhiều phương thức thanh toán phổ biến như thẻ tín dụng, ví điện tử, mã QR Code,…
• Cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm: Hệ thống POS thông minh có thể ghi nhớ thông tin, hành vi mua sắm của từng khách hàng, từ đó tạo chương trình khuyến mãi và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cá nhân hóa. 
• Công nghệ đám mây và tích hợp trực tuyến: Các hệ thống POS dựa trên đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu trực tuyến, cung cấp khả năng truy cập từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị. 

8.2 Tương lai của máy POS là gì?

Dựa trên xu hướng công nghệ mới, máy POS có thể trải qua sự phát triển đáng kể và mang lại nhiều tiềm năng trong tương lai. Dưới đây là một số xu hướng có thể hình dung về tương lai của máy POS:

• Thanh toán sẽ trở nên liền mạch hơn: Máy POS bán hàng có thể thuận tiện cho khách hàng khi cập nhật thêm nhiều phương thức thanh toán mới như khuôn mặt, giọng nói,… mang đến sự tiện lợi và nhanh chóng. 
• Thực tế ảo tăng cường (AR): Máy POS sẽ sử dụng công nghệ thực tế ảo tăng cường để hiển thị thông tin sản phẩm, cho phép khách hàng thử sản phẩm ảo, cung cấp hướng dẫn sử dụng sản phẩm và tối ưu hóa bố cục cửa hàng.

8.3 Sự phát triển của POS di động (mPOS)

Xu hướng thanh toán không tiền mặt đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của nhiều quốc gia. Trong tình hình này, mPOS đã trở nên phổ biến và khẳng định vị thế như một giải pháp giao dịch thông minh. Theo Grand View Research, thị trường mPOS toàn cầu ghi nhận mức tăng trưởng mạnh mẽ, đạt 36.07 tỷ USD vào năm 2022 và dự kiến tiếp tục phát triển với tốc độ 11.1% từ 2023 – 2030.

Với mPOS, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng thiết bị di động nhỏ gọn, từ đó tiết kiệm chi phí đầu tư so với các giải pháp truyền thống. Đồng thời, mọi người cũng sẽ theo dõi, quản lý giao dịch một cách hiệu quả thông qua ứng dụng. Nhờ những ưu điểm và xu hướng tích cực này, mPOS hứa hẹn sẽ trở thành hình thức giao dịch chủ đạo, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. 

9. So sánh và đánh giá

Việc lựa chọn máy POS phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự đa dạng về mẫu mã và giá cả của máy POS trên thị trường khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc so sánh và đánh giá.

9.1 So sánh giữa các loại máy POS

Máy POS là gì? Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại máy POS với đa dạng tính năng và giá cả, khiến việc lựa chọn máy POS phù hợp trở nên khó khăn cho doanh nghiệp. Dưới đây là so sánh các loại máy POS phổ biến để giúp bạn dễ dàng hình dung:

Máy POS cảm ứng:

• Ưu điểm: Thiết bị có giao diện dễ sử dụng, tương tác trực tiếp với màn hình cảm ứng, hỗ trợ nhiều chức năng và tích hợp dễ dàng với các phần mềm quản lý
• Nhược điểm: Máy có giá thành cao hơn so với các loại thiết bị POS khác. Ngoài ra, việc sử dụng máy cũng đòi hỏi người dùng có kiến thức và quen thuộc với giao diện cảm ứng. 

Máy POS di động: 

• Ưu điểm: Máy POS di động linh hoạt và có thể di chuyển trong cửa hàng hoặc sử dụng ngoài trời. Hơn nữa, thiết bị còn tích hợp kết nối mạng không dây và  hỗ trợ thanh toán di động. 
• Nhược điểm: Màn hình nhỏ và dung lượng pin của máy bị hạn chế. Do đó, thiết bị không phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cần tích hợp nhiều chức năng.

9.2 Đánh giá các thương hiệu máy POS phổ biến

Máy POS là gì? Việc lựa chọn thương hiệu máy POS phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là đánh giá về một số thương hiệu máy POS phổ biến tại Việt Nam:

9.3 So sánh máy POS truyền thống và máy POS hiện đại

Với sự phát triển của công nghệ, ngày nay có hai loại máy POS chính được sử dụng là máy POS truyền thống và hiện đại. Vậy hai loại máy này có điểm khác biệt gì? Hãy cùng điểm qua những điểm khác biệt chính giữa hai thiết bị: 

10. Quy định pháp lý về máy POS

Máy POS đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán bằng thẻ tại các cửa hàng. Do đó, việc sử dụng máy POS cần tuân thủ các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn, công bằng và hiệu quả cho hoạt động thanh toán. Sau đây là một số quy định pháp lý của thiết bị này. 

10.1 Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 6, điều 8 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế có các trách nhiệm sau:

• Người bán cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Mọi người cần lập hóa đơn điện tử có mã theo đúng quy định, đảm bảo đầy đủ thông tin và chính xác.
• Người bán cần sử dụng dải ký tự mã hóa đơn do cơ quan thuế cấp một cách liên tục và duy nhất cho từng máy tính tiền
• Người bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử 

10.2 Bảo mật và an toàn thông tin

Theo quy định tại điều 5, thông tư số 02/VBHN-NHNN về an toàn bảo mật trong phát triển và duy trì các trang thiết bị phục vụ thanh toán thẻ, người thực hiện phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Tiến hành sử dụng công cụ dò quét và các nguồn thông tin uy tín từ các tổ chức an ninh mạng để xác định lỗ hổng bảo mật mới ảnh hưởng đến hệ thống thanh toán thẻ
• Mọi người đảm bảo tất cả các thiết bị thanh toán thẻ đều được cài đặt các bản vá lỗ hổng đã được nhà sản xuất công bố. Trong đó, ưu tiên cập nhật bản vá cho các lỗ hổng mức độ cao trong vòng tối đa 1 tháng sau khi nhà sản xuất công bố
• Người thực hiện cần đảm bảo phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực thẻ tuân thủ pháp luật và các chuẩn mực phát triển phần mềm phổ biến trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Triển khai các biện pháp xử lý mối đe dọa và lỗ hổng bảo mật cho các ứng dụng cung cấp dịch vụ trên mạng internet, mạng không dây, mạng di động và các mạng khác.

11. Kinh nghiệm và câu chuyện thực tế

Trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng máy POS đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống bán hàng hiện đại. Sau đây là những kinh nghiệm và câu chuyện thực tế về việc sử dụng máy POS, giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích mà máy mang lại. 

11.1 Kinh nghiệm từ doanh nghiệp sử dụng máy POS

Zara là nhãn hàng thời trang đình đám với hơn 2.000 cửa hàng trải dài khắp thế giới. Thương hiệu này chính là minh chứng cho việc ứng dụng máy POS trong việc thúc đẩy thành công kinh doanh. Trước đây, Zara phải vật lộn với hệ thống POS lỗi thời, tiềm ẩn nhiều hạn chế như thiếu hụt tính năng hiện đại, khả năng mở rộng hạn hẹp và khó khăn trong việc tích hợp. 

Nhận thấy những bất cập này, Zara quyết định triển khai hệ thống máy POS bán hàng thế hệ mới, mang lại bước ngoặt ngoạn mục cho doanh nghiệp. Đồng thời, điều này cũng đã mang đến những kinh nghiệm và cách thức thực hành hữu ích cho mọi người: 

• Chương trình đào tạo toàn diện: Doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên hướng dẫn chi tiết về chức năng của hệ thống POS mới, kỹ thuật chăm sóc khách hàng và cách sử dụng hiệu quả các tính năng nâng cao.
• Kết nối với hệ thống hiện có: Tích hợp hệ thống POS mới với các hệ thống đang sử dụng như quản lý hàng tồn kho, CRM,… để tạo ra quy trình làm việc trơn tru, đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
• Phân tích dữ liệu thông minh: Vận dụng các tính năng phân tích nâng cao để thu thập dữ liệu chi tiết về hành vi khách hàng, xu hướng bán hàng,… Dựa trên những dữ liệu giá trị này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

11.2 Case study thành công

The Coffee House là một chuỗi cửa hàng cà phê nổi tiếng tại Việt Nam, được biết đến với không gian thoải mái, chất lượng đồ uống cao và dịch vụ khách hàng tốt. Doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống POS tích hợp giúp quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho, và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả. Hệ thống POS cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lượng hàng bán ra, và hiệu suất làm việc của từng cửa hàng, giúp quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Nhờ việc áp dụng công nghệ POS, The Coffee House đã tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và cải thiện dịch vụ khách hàng. Sự thành công trong quản lý và vận hành đã giúp The Coffee House mở rộng mạng lưới cửa hàng trên toàn quốc, trở thành một trong những chuỗi cửa hàng cà phê lớn nhất Việt Nam.

11.3 Câu chuyện thực tế

Phê La đang gặp khó khăn với việc thanh toán của khách hàng trẻ. Khách hàng này thường ưa thích sử dụng phương thức thanh toán bằng thẻ, mã QR và không mang tiền mặt theo. Hiện tại, hệ thống tính tiền có nhiều thiết bị như máy POS, máy quét mã vạch, máy tính tiền,…nhưng lại không thể di chuyển. Hơn nữa, các ngân hàng cung cấp nhiều loại thẻ khác nhau nên đòi hỏi doanh nghiệp phải có nhiều đầu đọc thẻ, gây tốn kém. 

Để giải quyết vấn đề này, Phê La đã đưa ra một giải pháp mới là sử dụng máy POS di động. Thiết bị này cho phép nhân viên tiếp nhận giao dịch ngay tại bàn của khách hàng. Ngoài ra, máy còn cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này đã giúp Phê La không bỏ lỡ bất kỳ tệp khách hàng nào và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

12. Dịch vụ cho thuê máy POS tại Sellaz

Sellaz tự hào là nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy POS uy tín, chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm và am hiểu thị trường, công ty cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao và hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cung cấp đa dạng các gói thuê với thời hạn và tính năng phù hợp với từng nhu cầu kinh doanh. 

Bên cạnh đó, máy POS còn được cài đặt sẵn phần mềm bán hàng hiện đại, dễ sử dụng, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, đội ngũ nhân viên của công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc và hướng dẫn bạn sử dụng máy một cách tốt nhất.

Sellaz chính là nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy POS uy tín tại Việt Nam. Bài viết trên, Sellaz đã chia sẻ với bạn máy POS là gì? và các khía cạnh liên quan đến máy. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng lựa chọn được thiết bị phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy đánh giá 5 sao bên dưới. Những đánh giá của bạn sẽ là động lực giúp Sellaz không ngừng cải thiện và chia sẻ nhiều kiến thức giá trị hơn!

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Tầng 17 Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Website: https://sellaz.net/
• Hotline: 0907778268
• Email: hello@sellaz.vn

>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê máy POS bán hàng tại Sellaz

Anh Quốc

Quốc là CEO và người sáng lập của Sellaz Co., Ltd, một nhà cung cấp hệ thống máy POS tính tiền và giải pháp marketing cho nhà hàng và quán ăn. Bên cạnh sự nghiệp kinh doanh, Quốc còn đam mê khám phá những địa điểm mới, thưởng thức vẻ đẹp tự nhiên và văn hóa ở nhiều nơi khác nhau. Điều này giúp Quốc cân bằng giữa cuộc sống và công việc, đồng thời mang lại những trải nghiệm mới mẻ.