Tiêu chí chọn mua máy POS: Từ thương hiệu đến tính năng cần thiết

Tiêu chí chọn mua máy POS là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng bạn đầu tư vào một hệ thống phù hợp và hiệu quả. Để đưa ra quyết định đúng đắn, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố như thương hiệu, tính năng, khả năng tích hợp và trải nghiệm người dùng. Hãy cùng Sellaz tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây nhé!

1. Tại sao phải lựa chọn mua máy POS?

Việc lựa chọn máy POS phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Một số yếu tố cần cân nhắc khi chọn mua máy POS:

• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Một máy POS tốt giúp xử lý giao dịch nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất làm việc.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thanh toán nhanh chóng và tiện lợi giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng, từ đó tăng khả năng quay lại mua sắm.
• Tích hợp với hệ thống khác: Máy POS có thể kết nối với các hệ thống CRM, kế toán và thương mại điện tử, tạo ra một hệ thống kinh doanh đồng bộ và hiệu quả.

2. Các tiêu chí cơ bản khi chọn mua máy POS

Lựa chọn máy POS phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động bán hàng và quản lý. Dưới đây là các tiêu chí cơ bản giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt: 

2.1. Thương hiệu và độ tin cậy

Khi chọn mua máy POS, thương hiệu và độ tin cậy là những yếu tố cần xem xét. Một thương hiệu uy tín không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn cung cấp dịch vụ hậu mãi tốt.

2.1.1. Các thương hiệu máy POS uy tín trên thị trường

Khi chọn mua máy POS, thương hiệu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Hiện nay, có nhiều thương hiệu máy POS uy tín trên thị trường Việt Nam như iPOS, KiotViet, Sapo, Sellaz,… Chính vì thế, bạn nên cân nhắc và đưa ra các tiêu chí chọn mua máy POS để có thể chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình.

2.1.2. Đánh giá độ tin cậy và dịch vụ hậu mãi của các thương hiệu

Độ tin cậy của máy POS không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm mà còn vào dịch vụ hậu mãi. Các thương hiệu uy tín thường cung cấp chế độ bảo hành dài hạn và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng. Nhờ vậy, người dùng có thể  yên tâm trong quá trình sử dụng.

2.2. Tính năng cần thiết

Mỗi loại hình kinh doanh có những yêu cầu riêng biệt. Do đó, máy POS phải được trang bị các tính năng đặc thù để đáp ứng tối ưu nhu cầu của từng lĩnh vực. Hãy cùng tìm hiểu các chức năng cơ bản của máy POS ngay sau đây:

2.2.1. Các tính năng cơ bản của máy POS

Máy POS cần có các tính năng cơ bản như xử lý giao dịch nhanh chóng và hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, ví điện tử). Bên cạnh đo, thiết bị cũng cần có chức năng quản lý bán hàng, quản lý nhân viên và cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng.

2.2.2. Tính năng nâng cao và khả năng mở rộng

Ngoài các tính năng cơ bản, máy POS hiện đại cần có khả năng phân tích dữ liệu bán hàng, quản lý kho và tích hợp với phần mềm quản lý doanh nghiệp. Khả năng mở rộng hệ thống và tiếp nhận đơn hàng qua website, ứng dụng di động cũng là điểm cộng lớn.

2.3. Giá cả và chi phí liên quan

Không chỉ chi phí mua ban đầu, các khoản phí bảo trì và cập nhật phần mềm cũng cần được xem xét để đảm bảo sự đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài. Việc so sánh giá cả và phân tích chi phí tổng thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, phù hợp với ngân sách và yêu cầu kinh doanh.

2.3.1. So sánh giá cả giữa các loại máy POS

Giá máy POS có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy thuộc vào thương hiệu và tính năng. Việc so sánh giá cả giữa các sản phẩm giúp người dùng chọn được máy phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

2.3.2. Chi phí bảo trì và cập nhật phần mềm

Ngoài chi phí mua máy, bạn cần cân nhắc đến chi phí bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và chi phí cập nhật phần mềm mới. Người dùng nên cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì máy POS và cập nhật phần mềm uy tín.

2.4. Độ bền và chất lượng phần cứng

Chất liệu và thiết kế của máy POS không chỉ ảnh hưởng đến tuổi thọ của thiết bị mà còn đến khả năng chịu tải và đáp ứng nhu cầu sử dụng liên tục. Vì vậy, việc lựa chọn máy POS với cấu hình phần cứng tốt và thiết kế chắc chắn là yếu tố quyết định để đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả và lâu dài.

2.4.1. Chất liệu và thiết kế của máy POS

Máy POS được làm từ vật liệu chất lượng cao sẽ bền bỉ hơn và chịu được môi trường làm việc khắc nghiệt. Chất liệu vỏ máy nên cứng cáp, chịu được va đập tốt. Ngoài ra, màn hình cảm ứng cần nhạy bén và dễ sử dụng.

2.4.2. Độ bền và khả năng chịu tải của máy POS

Độ bền của máy POS là yếu tố không thể bỏ qua. Máy cần hoạt động ổn định trong thời gian dài và chịu được cường độ làm việc cao mà không bị hỏng hóc. Việc chọn máy POS có độ bền tốt giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa và thay thế.

3. Các tiêu chí kỹ thuật khi chọn mua máy POS

Việc đánh giá các tiêu chí kỹ thuật là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng đầy đủ nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Để lựa chọn máy POS phù hợp, bạn cần xem xét các yếu tố kỹ thuật sau đây:

3.1. Hệ điều hành và phần mềm hỗ trợ

Hệ điều hành POS là nền tảng mà máy hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ giúp quản lý và điều phối các hoạt động kinh doanh, từ xử lý thanh toán đến quản lý kho và báo cáo.

3.1.1. Hệ điều hành phổ biến cho máy POS

Máy POS thường sử dụng các hệ điều hành phổ biến như Windows, Android, và iOS. Mỗi hệ điều hành có ưu điểm riêng, nhưng điều quan trọng là khả năng vận hành mượt mà và hỗ trợ tốt cho các ứng dụng cần thiết trong bán hàng.

3.1.2. Tính tương thích với phần mềm quản lý bán hàng

Khả năng tương thích với phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố quan trọng. Máy POS cần tích hợp dễ dàng với phần mềm quản lý kho, kế toán và bán hàng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tránh các xung đột hệ thống.

3.2. Khả năng tích hợp

Một hệ thống POS mạnh mẽ không chỉ hoạt động độc lập mà còn phải có khả năng kết nối và đồng bộ với các hệ thống và thiết bị khác trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc quy trình làm việc mà còn mang lại một trải nghiệm liền mạch cho cả nhân viên và khách hàng.

3.2.1. Tích hợp với hệ thống CRM và ERP

Máy POS hiện đại cần có khả năng tích hợp với các hệ thống CRM và ERP để quản lý thông tin khách hàng và quy trình kinh doanh hiệu quả hơn. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời xu hướng tiêu dùng và tối ưu hóa hoạt động.

3.2.2. Khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi

Khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, đầu đọc mã vạch và ngăn đựng tiền là điều cần thiết. Sự kết nối liền mạch giữa các thiết bị này giúp cải thiện trải nghiệm thanh toán và tăng hiệu suất làm việc.

3.3. Bảo mật và an toàn dữ liệu

Việc đảm bảo dữ liệu được bảo vệ khỏi các mối đe dọa bảo mật không chỉ giúp duy trì sự tin tưởng của khách hàng mà còn tuân thủ các quy định pháp lý. Một hệ thống máy POS hiệu quả cần đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt và tích hợp các công nghệ tiên tiến để bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc xâm nhập trái phép.

3.3.1. Các tiêu chuẩn bảo mật của máy POS

Bảo mật là yếu tố quan trọng khi chọn máy POS. Các tiêu chuẩn bảo mật như PCI DSS, EMV, SSL cần được tuân thủ để đảm bảo an toàn cho các giao dịch. Hệ thống phải được trang bị các biện pháp bảo vệ như mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố.

3.3.2. Cách bảo vệ thông tin khách hàng và giao dịch

Việc bảo vệ thông tin khách hàng và giao dịch là ưu tiên hàng đầu. Sử dụng phần mềm bảo mật và các công cụ giám sát giúp phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn. Ngoài ra, sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi thường xuyên cũng đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và bảo mật.

4. Các tiêu chí về trải nghiệm người dùng

Để đảm bảo hệ thống POS hoạt động hiệu quả và mang lại sự hài lòng cho cả nhân viên và khách hàng, các tiêu chí về trải nghiệm người dùng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Hãy cùng khám phá các tiêu chí này ngay sau đây:

4.1. Giao diện và tính dễ sử dụng

Một giao diện người dùng thân thiện giúp nhân viên dễ dàng làm quen với hệ thống, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất công việc. Đồng thời, tính dễ sử dụng không chỉ cải thiện quy trình thanh toán mà còn góp phần vào trải nghiệm tích cực của khách hàng. 

4.1.1. Giao diện người dùng thân thiện

Máy POS cần có giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Giao diện thân thiện giúp nhân viên thao tác nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Các biểu tượng rõ ràng và hướng dẫn rõ ràng là yếu tố quan trọng.

4.1.2. Đào tạo nhân viên sử dụng máy POS

Đào tạo nhân viên sử dụng máy POS là cần thiết để đảm bảo họ hiểu rõ chức năng và quy trình vận hành. Nhà cung cấp cần hỗ trợ tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết và có chương trình đào tạo nhân viên sử dụng máy POS.

4.2. Hỗ trợ khách hàng và dịch vụ hậu mãi

Sự hỗ trợ đáng tin cậy từ nhà cung cấp sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Một nhà cung cấp máy POS uy tín sẽ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tận tâm và có chính sách bảo hành rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của khách hàng. 

4.2.1. Các dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp

Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp là yếu tố then chốt trong trải nghiệm người dùng. Các nhà cung cấp uy tín thường cung cấp dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, email hoặc trực tuyến để giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng.

4.2.2. Chính sách bảo hành và sửa chữa

Chính sách bảo hành và sửa chữa của nhà cung cấp cần rõ ràng và minh bạch. Một chính sách bảo hành tốt giúp khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng, đồng thời giảm thiểu chi phí sửa chữa không đáng có.

4.3. Đánh giá và phản hồi từ người dùng

Đánh giá và phản hồi từ người dùng cung cấp thông tin quý giá về hiệu suất và trải nghiệm thực tế khi sử dụng máy POS. Lắng nghe ý kiến khách hàng giúp nhà cung cấp cải tiến sản phẩm và dịch vụ, nâng cao chất lượng tổng thể.

5. Lựa chọn máy POS phù hợp với loại hình kinh doanh

Lựa chọn máy POS phù hợp với loại hình kinh doanh sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, quản lý và tăng doanh thu. Dưới đây là các tính năng cần thiết của máy POS cho từng loại hình kinh doanh kèm ví dụ cụ thể:

5.1. Máy POS cho cửa hàng bán lẻ

Máy POS cho cửa hàng bán lẻ là công cụ thiết yếu giúp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Để đáp ứng nhu cầu của các cửa hàng bán lẻ, máy POS cần tích hợp các tính năng đặc biệt. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết sau đây.

5.1.1. Các tính năng cần thiết cho bán lẻ

Máy POS cho cửa hàng bán lẻ cần có tính năng quản lý hàng tồn kho, hỗ trợ quét mã vạch và xử lý thanh toán nhanh chóng. Khả năng in hóa đơn và tích hợp với chương trình khách hàng thân thiết cũng rất quan trọng.

5.1.2. Ví dụ về máy POS phù hợp cho cửa hàng bán lẻ

• KiotViet: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giá thành hợp lý, phù hợp cho cửa hàng nhỏ và lẻ.
• PosApp: Hỗ trợ nhiều tính năng quản lý bán hàng, kho hàng, nhân viên, phù hợp cho cửa hàng vừa và lớn.
• Moka POS: Hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp, tích hợp nhiều tính năng CRM, ERP, phù hợp cho chuỗi cửa hàng.

5.2. Máy POS cho nhà hàng và quán café

Khi chọn máy POS cho nhà hàng và quán café, việc lựa chọn một hệ thống phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu quả hoạt động và trải nghiệm của khách hàng. Máy POS cho các loại hình kinh doanh này cần phải đáp ứng các chức năng cần thiết để vận hành suôn sẻ trong môi trường ăn uống đông đúc và nhộn nhịp.

5.2.1. Các tính năng cần thiết cho nhà hàng

Máy POS cho nhà hàng cần có khả năng quản lý đơn hàng, phân chia hóa đơn và tích hợp với hệ thống bếp. Tính năng đặt chỗ tích hợp đặt hàng online và quản lý bàn cũng là cần thiết để tối ưu hóa dịch vụ.

5.2.2. Ví dụ về máy POS phù hợp cho nhà hàng và quán café

• Ipos.vn: Hệ thống quản lý bán hàng chuyên cho nhà hàng, hỗ trợ nhiều tính năng quản lý bếp, đặt hàng online, CRM.
• Sapo: Hệ thống quản lý bán hàng phổ biến, dễ sử dụng, phù hợp cho nhà hàng và quán cafe vừa và nhỏ.
• Sellaz: Hệ thống quản lý bán hàng, tích hợp nhiều tính năng quản lý bàn, khu vực,…

5.3. Máy POS cho ngành dịch vụ khác

Máy POS cho ngành dịch vụ khác cần đáp ứng nhu cầu đặc thù của các doanh nghiệp dịch vụ như spa, salon hoặc phòng tập thể dục. Không giống như cửa hàng bán lẻ hay nhà hàng, các doanh nghiệp dịch vụ thường yêu cầu các tính năng sau đây:

5.3.1. Các tính năng cần thiết cho dịch vụ

Máy POS cho ngành dịch vụ cần hỗ trợ đặt lịch hẹn, quản lý khách hàng. Bên cạnh đó, hình thức thanh toán đa dạng như thẻ, ví điện tử cũng rất cần thiết cho khách du lịch. Tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu cũng rất quan trọng để theo dõi hiệu suất kinh doanh.

5.3.2. Ví dụ về máy POS phù hợp cho các ngành dịch vụ khác

• EasySalon: Hệ thống quản lý bán hàng dành cho spa, thẩm mỹ viện, hỗ trợ tính năng quản lý lịch hẹn, khách hàng, bán sản phẩm.
• VNPay QR: Giải pháp thanh toán online bằng mã QR, phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, dịch vụ tự do.
• SoftPOS: SoftPOS là giải pháp thanh toán trên thiết bị di động, giúp nhà bán hàng dễ dàng chấp nhận nhiều phương thức thanh toán như thẻ nội địa, thẻ quốc tế, và các hình thức thanh toán không tiếp xúc (Apple Pay, Samsung Pay, Garmin Pay).

Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu đến bạn các tiêu chí chọn mua máy pos. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng tất cả các tiêu chí này, bạn có thể lựa chọn máy POS phù hợp nhất, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy đánh giá 5 sao bên dưới. Những đánh giá của bạn sẽ là động lực giúp Sellaz không ngừng cải thiện và chia sẻ nhiều kiến thức giá trị hơn!

>>> THÔNG TIN HỮU ÍCH NÊN XEM NGAY: Dịch vụ cho thuê máy POS bán hàng

Anh Quốc

Quốc là CEO và người sáng lập của Sellaz Co., Ltd, một nhà cung cấp hệ thống máy POS tính tiền và giải pháp marketing cho nhà hàng và quán ăn. Bên cạnh sự nghiệp kinh doanh, Quốc còn đam mê khám phá những địa điểm mới, thưởng thức vẻ đẹp tự nhiên và văn hóa ở nhiều nơi khác nhau. Điều này giúp Quốc cân bằng giữa cuộc sống và công việc, đồng thời mang lại những trải nghiệm mới mẻ.