Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS cho quán ăn, nhà hàng

Posted by

Anh Quốc

15/04/2026

On 06/01/2026

NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Ocha POS là gì? Lợi ích của quản lý hàng tồn kho

Ocha POS: Ocha POS là hệ thống quản lý bán hàng hiện đại, hỗ trợ các nhà hàng trong việc quản lý đơn hàng, thanh toán và phát hành hóa đơn. Được phát triển bởi công ty Ocha, thành viên của SEA Group, Ocha POS đã có mặt tại Việt Nam từ năm 2017
Lợi ích của quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn giảm thất thoát, tối ưu vốn lưu động và luôn đảm bảo đủ hàng để phục vụ khách, không bị tồn đọng hay thiếu hụt đột xuất.

2. Cách mở tính năng quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Ocha POS

Đăng nhập phần mềm Ocha POS — Màn hình đăng nhập phần mềm Ocha POS

Bước 2. Nhấn và giữ một ô bất kỳ trên giao diện Ocha POS

Nhấn và giữ sản phẩm trên giao diện Ocha POS — Nhấn và giữ sản phẩm trên màn hình Ocha POS để chỉnh sửa

Bước 3. Chọn món/sản phẩm cần quản lý hàng tồn kho

Chọn sản phẩm cần quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS — Chọn món hoặc sản phẩm cần quản lý hàng tồn kho

Bước 4. Chọn tab Hàng tồn trong chỉnh sửa mặt hàng

Mở tab Hàng tồn trong Ocha POS — Tab Hàng tồn trong màn hình chỉnh sửa mặt hàng Ocha POS

Bước 5. Bật theo dõi hàng tồn

Bật theo dõi hàng tồn kho trên Ocha POS — Bật tính năng theo dõi hàng tồn cho sản phẩm

Bước 6. Nhập số lượng ban đầu và mức tồn kho tối thiểu

Thiết lập số lượng tồn kho ban đầu trên Ocha POS — Nhập số lượng tồn ban đầu và mức cảnh báo tồn kho

Bước 7. Lưu lại

Hoàn tất cài đặt quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS — Lưu thiết lập theo dõi hàng tồn kho cho sản phẩm

Bước 8. Lặp lại cho các món/sản phẩm còn lại

Quản lý hàng tồn kho cho nhiều sản phẩm trên Ocha POS — Tiếp tục thiết lập quản lý hàng tồn kho cho các sản phẩm khác

3. Cách kiểm tra hàng tồn kho trên phần mềm Ocha POS

Bước 1. Mở menu hệ thống trên Ocha POS

Mở menu hệ thống trên phần mềm Ocha POS — Mở menu hệ thống trên giao diện bán hàng Ocha POS

Bước 2. Trong menu hệ thống, chọn tab Hàng tồn kho

Bước 3. Hệ thống hiển thị danh sách hàng tồn kho đang được quản lý

Danh sách hàng tồn kho trên phần mềm Ocha POS — Danh sách hàng tồn kho hiển thị trên phần mềm Ocha POS

4. Cách nhập hàng, kiểm kê và điều chỉnh tồn kho trên Ocha POS

Bước 1. Chọn sản phẩm cần điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng tồn kho

Chọn sản phẩm cần điều chỉnh tồn kho trên Ocha POS — Chọn sản phẩm để điều chỉnh số lượng tồn kho trên Ocha POS

Bước 2. Nhập hàng và nhấn dấu “+” để tăng số lượng tồn kho

Nhập thêm hàng tồn kho bằng nút cộng trên Ocha POS — Nhấn dấu cộng để nhập thêm hàng tồn kho trên Ocha POS

Bước 3. Nhập số lượng sản phẩm cần tăng và lưu lại (ví dụ: nhập thêm 20 sản phẩm).

Nhập số lượng hàng tồn kho tăng thêm trên phần mềm Ocha POS — Nhập số lượng hàng tồn kho cần tăng trên Ocha POS

Bước 4. Kiểm tra kết quả cập nhật số lượng tồn kho sau khi nhập hàng

Cập nhật tăng số lượng hàng tồn kho trên Ocha POS — Kết quả cập nhật số lượng hàng tồn kho trên Ocha POS

Bước 5. Thực hiện tương tự để điều chỉnh giảm tồn kho khi sản phẩm bị mất hoặc hư hỏng

Điều chỉnh giảm hàng tồn kho trên Ocha POS — Giảm hàng tồn kho khi sản phẩm bị mất hoặc hư hỏng

Bước 6. Nhập số lượng mất hoặc hư hỏng, chọn lý do điều chỉnh và lưu lại

Chọn lý do điều chỉnh giảm hàng tồn kho trên Ocha POS — Việc chọn đúng lý do điều chỉnh giúp chủ quán dễ kiểm soát thất thoát và kiểm kê kho chính xác hơn.

5. Cách tạo nguyên liệu trên Ocha Boss

Bước 1. Mở ứng dụng Ocha Boss tại giao diện “Cửa hàng của tôi” → Chọn Hàng tồn

Bước 2. Chọn danh sách hàng tồn kho

Bước 3. Bấm dấu “+” để tạo nguyên liệu mới

Bước 4. Nhập thông tin nguyên liệu

Bước 5. Chọn đơn vị nguyên liệu

Chọn đơn vị nguyên liệu nhỏ nhất để liên kết công thức sản phẩm

Bước 6. Danh sách đơn vị nguyên liệu

Ví dụ quy đổi cơ bản:

1 kg = 1000 g
Cà phê bột 1 kg = 1000 gr nguyên liệu

Nếu bạn đang làm định mức pha chế thì có thể hiểu như sau:

1000 gr / 20 gr = 50 ly

1 ly dùng 20 gr cà phê

Bước 7. Số lượng nguyên liệu ban đầu và mức tối thiểu cảnh báo tồn kho

Bước 8. Tạo tương tự cho các nguyên liệu còn lại

Hoàn thành danh sách nguyên liệu cần thiết

6. Cách liên kết nguyên liệu với món trên Ocha Boss

Bước 1. Mở ứng dụng Ocha Boss tại giao diện “Cửa hàng của tôi” → Chọn Thư Viện

Bước 2. Chọn Doanh Mục

Bước 3. Chọn món cần liên kết nguyên liệu

Bước 4. Chọn quản lý nguyen liệu

Bước 5. Chọn nguyên liệu và công thức nguyên liệu cấu thành món

Bước 6. Tương tự cho các món khác

7. Cách nhập hàng, kiểm kê và điều chỉnh tồn kho trên Ocha Boss

Bước 1. Mở ứng dụng Ocha Boss tại giao diện “Cửa hàng của tôi” → Chọn Hàng tồn

Bước 2. Trên máy POS khi bán hàng thành công sẽ trừ nguyên liệu tương ứng theo công thức thiết lập

Lưu ý kiểm kê nguyên liệu và điều chỉnh hàng ngày để số liệu luôn chính xác

Danh sách tồn kho hiện tại theo thời gian thực (real-time)

Bước 3. Nhập thêm nguyên liệu hoặc điều chỉnh tăng nguyên liệu

Bước 4. Kiểm kê điều chỉnh giảm nguyên liệu và lý do

Bấm dấu “-” để điều chỉnh giảm nguyên liệu

8. Những lưu ý khi quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS

Thiết lập tồn kho ban đầu chính xác: Trước khi bán hàng, cần nhập đúng số lượng tồn thực tế để hệ thống theo dõi và trừ kho chính xác theo từng đơn.
Cài mức tồn kho tối thiểu phù hợp: Nên thiết lập mức tồn tối thiểu cho từng món/sản phẩm để Ocha POS cảnh báo kịp thời khi sắp hết hàng, tránh gián đoạn bán hàng.
Phân biệt rõ nhập hàng và điều chỉnh tồn kho: Khi có hàng mới, sử dụng chức năng nhập thêm; trường hợp mất, hư hỏng hoặc sai lệch kho, sử dụng giảm tồn và chọn đúng lý do để dễ kiểm soát.
Thực hiện kiểm kho định kỳ: Nên kiểm kho theo ngày hoặc theo ca để đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn khớp với tồn kho thực tế.
Phân quyền nhân viên hợp lý: Chỉ nên cho phép quản lý hoặc người có trách nhiệm chỉnh sửa số lượng tồn kho nhằm hạn chế sai sót hoặc thất thoát.

9. Kết luận

Tính năng quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS giúp chủ quán kiểm soát số lượng hàng hóa theo thời gian thực, hạn chế thất thoát, chủ động nhập hàng và tối ưu chi phí vận hành. Khi được thiết lập và sử dụng đúng cách, hệ thống không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả mà còn giúp hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru và minh bạch hơn.

Hãy thực hiện đầy đủ các bước hướng dẫn trong bài viết để tận dụng tối đa lợi ích của tính năng quản lý hàng tồn kho trên Ocha POS.

Nếu bạn cần tư vấn triển khai và cài đặt hệ thống máy POS bán hàng hoặc hỗ trợ vận hành cho quán cà phê, nhà hàng, quán ăn…, Sellaz luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Hotline: 0907 778 268
Website: https://sellaz.net

5/5 - (1 bình chọn)

Anh Quốc

Anh Quốc là tác giả và đồng vận hành Sellaz Co., Ltd – Nhà cung cấp hệ thống máy POS bán hàng và các giải pháp quản lý cho quán cà phê, nhà hàng và quán ăn. Quốc có kinh nghiệm hơn 5+ năm trực tiếp triển khai POS, các phần mềm quản lý bán hàng và hỗ trợ vận hành cho nhiều mô hình F&B tại Việt Nam.

Post Views: 266