Máy POS bán hàng
Máy POS cầm tay
Máy quẹt thẻ
Máy POS
Marketing
Tích hợp máy POS với hệ thống CRM và ERP: Lợi ích và thách thức
Hệ thống CRM và ERP là 2 giải pháp công nghệ số giúp doanh nghiệp số hóa các quy trình trong doanh nghiệp, loại bỏ các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Nếu doanh nghiệp muốn tích hợp máy POS của cửa hàng vào các hệ thống CRM/ERP để dễ dàng quản lý điểm bán sẽ gặp những lợi ích và thách thức gì? Để được giải đáp thắc mắc, bạn hãy cùng Sellaz xem ngay bài viết sau đây!
1. Giới thiệu
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với các bất cập trong việc quản lý và vận hành điểm bán hàng như thông tin thanh toán sai lệch, hóa đơn rời rạc,… Một giải pháp hiệu quả cho các vấn đề này là tích hợp máy POS vào hệ thống quản lý số như CRM hoặc ERP.
1.1 Máy POS là gì?
Máy POS là các thiết bị hỗ trợ xử lý các giao dịch bán hàng, cho phép khách hàng thanh toán hóa đơn bằng nhiều phương pháp như quẹt thẻ, ví điện tử, tiền mặt,… Thiết bị này có thể kết hợp với máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy cà thẻ, ngăn tủ đựng tiền,… để tạo nên một hệ thống thanh toán hoàn chỉnh và thông minh.
1.2 CRM là gì?
CRM (Customer Relationship Management) có thể hiểu là Quản lý quan hệ khách hàng. Đây là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, là tập hợp của các khâu Marketing, Bán hàng và Chăm sóc khách hàng. Quy trình này giúp doanh nghiệp hình thành và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh.
1.3 ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm ERP có thể hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ tổng thể, tích hợp nhiều ứng dụng có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình. Với ERP, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống dữ liệu liên quan đến các tài nguyên riêng như nguồn tài chính, tài nguyên marketing, nhân sự,…
2. Lợi ích của việc tích hợp máy POS với CRM và ERP
Việc tích hợp POS với các hệ thống CRM và ERP là giải pháp số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là cụ thể lý do tại sao doanh nghiệp nên thực hiện kết nối thiết bị POS tại điểm bán với các hệ thống quản lý này.
2.1. Cải thiện quản lý thông tin khách hàng
Khi tích hợp máy POS với CRM hoặc ERP, toàn bộ thông tin khách hàng được ghi nhận từ POS sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống CRM/ERP theo thời gian thực. Như vậy, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung thông tin từ mọi điểm bán chỉ với một giao diện phần mềm duy nhất. Từ đó, việc quản lý thông tin khách hàng sẽ được tập trung, loại bỏ quy trình tập hợp thủ công và hạn chế rủi ro sai sót thông tin.
2.1.1. Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng
Tích hợp giữa hệ thống ERP/CRM cho phép hệ điều hành máy POS đồng bộ hóa chính xác và kịp thời toàn bộ dữ liệu khách hàng, loại bỏ tình trạng thông tin bị phân tán. Ví dụ, mọi giao dịch mua bán riêng lẻ của một khách hàng sẽ được tổng hợp chung vào tệp dữ liệu của khách hàng đó.
2.1.2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với nguồn dữ liệu của giao dịch POS được tổng hợp trên hệ thống CRM và ERP, doanh nghiệp có thể đưa ra đánh giá về hành vi, thói quen tiêu dùng của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để cải thiện chất lượng dịch vụ, sản phẩm theo định hướng cá nhân hóa, nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
2.2. Tối ưu hóa quy trình bán hàng và kho
Giải pháp POS bán hàng tích hợp CRM/ERP cung cấp chính xác số lượng hàng hóa được bán ra theo thời gian thực tại từng điểm bán. Với những số liệu này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho hàng.
2.2.1. Quản lý tồn kho hiệu quả
Mọi thông tin về số lượng hàng hóa từ máy POS như số lượng đã bán, số lượng tồn kho,… sẽ được tự động cập nhật lên hệ thống CRM/ERP. Điều này sẽ loại bỏ khâu nhập liệu thủ công tốn thời gian, dễ sai sót, giúp nhân viên nhanh chóng kiểm soát được số lượng hàng tồn kho và có kế hoạch bổ sung hàng hóa hợp lý.
2.2.2. Tối ưu hóa quy trình bán hàng
Việc đảm bảo số lượng tồn kho hợp lý sẽ giúp nhân viên bán hàng hiệu quả, tránh rủi ro thiếu hàng hóa để cung cấp cho khách hàng. Bên cạnh đó, với thông tin từ máy POS tổng hợp trên ERP/CRM, nhân viên sẽ nhanh chóng xác định được đâu là khách hàng tiềm năng cùng sở thích mua hàng.
2.3. Tăng cường báo cáo và phân tích dữ liệu
Với thông tin từ máy POS được cập nhật lên hệ thống CRM và ERP, doanh nghiệp sẽ có được thông tin về khách hàng, sản phẩm bán chạy, số tiền thu/chi,… Từ đó, doanh nghiệp có thể phân tích chính xác hiệu quả kinh doanh và tạo báo cáo tài chính chính xác.
2.3.1. Phân tích dữ liệu bán hàng chính xác
Hệ thống tích hợp máy POS và hệ thống ERP/CRM hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp các số liệu bán hàng chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích chi tiết tình hình kinh doanh. Cụ thể, dựa trên lượt mua thực tế, doanh nghiệp có thể phân tích được mặt hàng nào đang được ưa chuộng, mức độ hiệu quả của chiến dịch ưu đãi,…
2.3.2. Báo cáo tài chính chi tiết
Hệ thống ERP/CRM tích hợp với máy POS giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết và chính xác. Điều này là do doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các khoản thu chi và lợi nhuận kinh doanh, từ đó đưa ra các số liệu tài chính dựa trên dữ liệu thực tế được cập nhật.
2.4. Nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí
Hệ thống POS kết hợp ERP/CRM cho phép doanh nghiệp tự động cập nhật thông tin từ máy POS tập trung vào một nền tảng duy nhất. Điều này sẽ loại bỏ các khâu nhập liệu thông tin thủ công hay quản lý hóa đơn giấy rời rạc. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhân lực và cơ sở vật chất quản lý thủ công, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động.
2.4.1. Giảm thiểu lỗi dữ liệu và thời gian xử lý
Khi tích hợp giữa hệ thống POS và CRM/ERP, thông tin từ các giao dịch bán hàng được tự động cập nhật và đồng bộ hóa trên CRM/ERP. Điều này giúp nhân viên tối ưu thời gian làm việc và khắc phục các sai sót đến từ quá trình nhập liệu thủ công.
2.4.2. Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận
Các thông tin từ máy POS cập nhật trên hệ thống CRM/ERP cho phép mọi nhân viên được cấp quyền dễ dàng tiếp cận mà không cần chờ đợi truyền tin qua các bộ phận. Với nguồn dữ liệu đồng nhất, chính xác, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể phối hợp hiệu quả, nhanh chóng hơn.
3. Thách thức khi tích hợp máy POS với CRM và ERP
Bên cạnh các lợi ích đã đề cập, việc tích hợp máy POS với hệ thống CRM và ERP cũng đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số thách thức quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng tìm phương án giải quyết.
3.1. Chi phí và thời gian triển khai
Doanh nghiệp sẽ cần đầu tư một khoản chi phí để tích hợp máy POS với CRM/ERP. Đồng thời, kế hoạch này cũng sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một quỹ thời gian để thực hiện đào tạo nhân viên và chuyển đổi quy trình. Do đó, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch tài chính và thời gian hợp lý để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
3.1.1. Chi phí phần mềm và phần cứng
Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản ngân sách cho cả phần cứng và phần mềm khi tích hợp máy POS với hệ thống CRM và ERP. Cụ thể, doanh nghiệp cần mua một hệ thống ERP hoặc CRM đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng. Đồng thời, việc nâng cấp hoặc thay thế các thiết bị phần cứng như máy tính, hệ điều hành tương thích,… cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản tiền không nhỏ.
3.1.2. Thời gian và nguồn lực cần thiết
Quá trình triển khai tích hợp yêu cầu doanh nghiệp phải có sự đầu tư kỹ lưỡng về thời gian và nguồn nhân lực. Cụ thể, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về thời gian để đào tạo cho nhân viên biết cách sử dụng hệ thống và áp dụng vào công việc. Đồng thời, toàn bộ nhân sự trong công ty cần được đào tạo trước kiến thức nền tảng phù hợp cho việc sử dụng hệ thống.
3.2. Vấn đề kỹ thuật và tích hợp hệ thống
Vấn đề kỹ thuật là một trong những thách thức lớn khi tích hợp POS với CRM và ERP. Điều này bao gồm khả năng tương thích giữa các thiết bị POS có sẵn với hệ thống mới và yêu cầu về trình độ của đội ngũ kỹ thuật.
3.2.1. Khả năng tương thích giữa các hệ thống
Một trong những thách thức quan trọng là làm thế nào để đảm bảo khả năng tương thích giữa máy POS cùng hệ thống CRM và ERP. Do các hệ thống khác nhau được phát triển bởi các nhà cung cấp khác nhau với các tiêu chuẩn kỹ thuật riêng biệt, việc tích hợp và đồng bộ dữ liệu có thể gặp khó khăn.
3.2.2. Cần có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp
Việc tích hợp yêu cầu một đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu về cả máy POS và hệ thống CRM/ERP. Điều này là vô cùng quan trọng do đội ngũ kỹ thuật sẽ chịu trách nghiệm lập trình, kiểm tra và sửa lỗi để đảm bảo tính bảo mật và hiệu suất của toàn bộ hệ thống sau khi tích hợp.
3.3. Đào tạo và thay đổi quy trình làm việc
Đào tạo và thay đổi quy trình làm việc là một trở ngại khác khi triển khai tích hợp POS với ERP/CRM. Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống và quy trình mới, thay thế cho các quy trình làm việc hiện tại.
3.3.1. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới
Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống mới hiệu quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải lên kế hoạch về chương trình và thời gian đào tạo chi tiết về phần mềm POS. Từ đó, nhân viên có thể nhanh chóng làm quen với các tính năng và quy trình vận hành mới, không bị gián đoạn công việc.
3.3.2. Thay đổi quy trình làm việc và quản lý
Việc tích hợp hệ thống mới sẽ làm thay đổi đáng kể quy trình làm việc sẵn có tại doanh nghiệp. Vậy nên, doanh nghiệp cần đánh giá và điều chỉnh các quy trình một cách hợp lý để tối ưu hiệu quả của hệ thống tích hợp.
3.4. Bảo mật dữ liệu
Đảm bảo bảo mật dữ liệu là yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp nên chú ý khi tích hợp máy POS với hệ thống CRM và ERP. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo an toàn cho dữ liệu nội bộ của mình và các thông tin cá nhân của khách hàng.
3.4.1. Rủi ro mất mát và rò rỉ dữ liệu
Việc tích hợp giữa các hệ thống khác nhau có nguy cơ làm mất mát và rò rỉ dữ liệu nội bộ quan trọng của doanh nghiệp như kế hoạch kinh doanh, thông tin hợp đồng,… Để giải quyết, doanh nghiệp sẽ cần nghiên cứu các biện pháp an toàn dữ liệu như thiết lập mật khẩu, yêu cầu nhân viên bật xác thực 2 bước,…
3.4.2. Đảm bảo an toàn thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng là tài sản quý giá của doanh nghiệp và khách hàng cũng không mong muốn thông tin của mình bị sử dụng cho những mục đích không phù hợp. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập,… để ngăn chặn các nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng.
Trên đây tổng hợp cho bạn các thông tin về việc tích hợp máy POS bán hàng với hệ thống CRM và ERP, bao gồm các thông tin về lợi ích, thách thức và cách triển khai tích hợp. Hy vọng qua bài viết này của Sellaz, bạn đã hiểu được tổng quan về hệ thống tích hợp này và đưa ra quyết định phù hợp việc thực hiện triển khai kết hợp POS với ERP/CRM. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy đánh giá 5 sao bên dưới. Những đánh giá của bạn sẽ là động lực giúp Sellaz không ngừng cải thiện và chia sẻ nhiều kiến thức giá trị hơn!
>>> ĐỌC NHIỀU THÔNG TIN HƠN: Dịch vụ cho thuê máy POS bán hàng
Quốc là CEO và người sáng lập của Sellaz Co., Ltd, một nhà cung cấp hệ thống máy POS tính tiền và giải pháp marketing cho nhà hàng và quán ăn. Bên cạnh sự nghiệp kinh doanh, Quốc còn đam mê khám phá những địa điểm mới, thưởng thức vẻ đẹp tự nhiên và văn hóa ở nhiều nơi khác nhau. Điều này giúp Quốc cân bằng giữa cuộc sống và công việc, đồng thời mang lại những trải nghiệm mới mẻ.
